เนื้อหา
ในสำนักงานที่วุ่นวายที่มีห้องประชุมหลายแห่งอาจเป็นเรื่องยากที่จะติดตามว่ามีการใช้ห้องประชุมและเวลาใด ปฏิทินใน Microsoft Outlook สามารถใช้เพื่อกำหนดเวลาการประชุมการนัดหมายและกิจกรรมของคุณและยังสามารถใช้สำหรับกิจกรรมทั่วทั้งสำนักงานเช่นการจัดตารางห้องประชุม คุณสามารถตั้งค่าปฏิทินเพื่อกำหนดห้องประชุมทั้งหมดดังนั้นพนักงานสามารถดูความพร้อมของห้องประชุมสำหรับวันและเวลาใดก็ได้
คำสั่ง
-
เปิด Microsoft Outlook คลิก "ปฏิทิน" ในแผงบุ๊คมาร์ค คลิกขวาที่ "ปฏิทิน" และเลือก "ปฏิทินใหม่" ป้อนชื่อสำหรับปฏิทินใหม่เช่น "Conference Room Schedule"
-
คลิก "ดูตารางเวลา" ในแถบส่วนต่อประสาน คลิกขวาที่ปฏิทินและเลือก "สร้างการนัดหมายใหม่"
-
คลิก "จัดหมวดหมู่" บน Ribbon และเลือก "หมวดหมู่ทั้งหมด" เลือกประเภทสีและคลิก "เปลี่ยนชื่อ" ป้อนชื่อสำหรับหมวดหมู่เช่น "ห้องประชุม 1" หรือ "ห้องประชุมฮอลล์" เปลี่ยนชื่อหมวดหมู่สีเพิ่มเติมหนึ่งหมวดสำหรับแต่ละห้องประชุม คลิก "ตกลง"
-
ป้อนชื่อสำหรับการประชุมหรือกิจกรรมในกล่องข้อความหัวเรื่อง ในกล่องข้อความสถานที่ให้พิมพ์หมายเลขหรือชื่อของห้องประชุม ป้อนวันและเวลาเริ่มต้นสำหรับการใช้ห้องประชุมพร้อมเวลาสิ้นสุดการใช้งาน หากห้องประชุมกำลังจะใช้เป็นเวลาหลายวันคุณสามารถเปลี่ยนวันที่สิ้นสุดได้
-
ป้อนรายละเอียดของการประชุมที่วางแผนไว้สำหรับห้องประชุมในหน้าต่างหลัก คุณสามารถรวมคำอธิบายของการประชุมและรายการของผู้เข้าร่วม
-
คลิก "หมวดหมู่" บน Ribbon และคลิกที่ห้องประชุมที่จะจัดประชุม รหัสสีในปฏิทินนี้ทำให้การประชุมแตกต่างกันอย่างง่ายดายระหว่างห้องประชุมต่างๆที่ใช้งานในเวลาเดียวกัน
-
คลิก "บันทึกและปิด" เพื่อปิดกิจกรรมห้องประชุมและกลับสู่ปฏิทิน