เนื้อหา
โดยทั่วไปแล้วนายจ้างใช้นโยบายวินัยที่มีความก้าวหน้าเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนปฏิบัติงานและปฏิบัติตามขั้นตอนและมาตรฐานของ บริษัท การฝ่าฝืนมักได้รับการเตือนด้วยปากเปล่าเป็นครั้งแรกเว้นแต่เป็นการกระทำที่ร้ายแรง หากพฤติกรรมไม่ได้รับการแก้ไขพฤติกรรมจะถูกเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร เขียนใหม่ว่าเป็นความล้มเหลวของเอกสารอย่างเป็นทางการเพื่อให้ได้มาตรฐานหรือประสิทธิภาพ เจ้าหน้าที่ที่ได้รับการตำหนิเป็นลายลักษณ์อักษรอาจปฏิเสธข้อมูลการตำหนิ การโต้แย้งเป็นลายลักษณ์อักษรมักมาพร้อมกับการตำหนิในไฟล์ของพนักงาน
วัตถุประสงค์ของการตำหนิเป็นลายลักษณ์อักษร
การตำหนิเป็นลายลักษณ์อักษรจัดทำเอกสารการประพฤติมิชอบของพนักงานหรือการประพฤติมิชอบโดยการจัดทำรายงานเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับเหตุการณ์และการกระทำที่นายจ้างต้องดำเนินการเพื่อแก้ไขสถานการณ์ เมื่อได้รับการตำหนิเป็นลายลักษณ์อักษรเสมียนจะสามารถดูข้อกล่าวหาหรือสถานการณ์ที่เป็นปัญหาโดยละเอียด สิ่งนี้จะช่วยให้พนักงานเข้าใจว่าปัญหาคืออะไรควรเปลี่ยนแปลงอย่างไรและนายจ้างจะดำเนินการอย่างไรหากปัญหาไม่ได้รับการแก้ไข รูปแบบของการเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรยังช่วยให้พนักงานเข้าใจถึงความร้ายแรงของปัญหา
รับการตำหนิเป็นลายลักษณ์อักษร
โดยทั่วไปแล้วผู้บังคับบัญชาหรือผู้จัดการที่เป็นผู้บันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เจ้าหน้าที่มักจะถูกเรียกตัวไปที่การประชุมส่วนตัวที่ได้รับการตำหนิและเขาควรอ่านลักษณะของการละเมิดและยังคงใช้เวลานั้นเพื่อชี้แจงสิ่งที่เขียนไว้ในการตำหนิ ตัวอย่างเช่นระบุความแตกต่างหรือการเบี่ยงเบนจากข้อเท็จจริงและหารือเกี่ยวกับปัญหาและแนวทางแก้ไขกับหัวหน้างาน
รู้สิทธิของคุณ
นายจ้างจำนวนมากดำเนินงานภายใต้แนวทางและขั้นตอนที่ระบุโดยทรัพยากรมนุษย์ของ บริษัท หรือนโยบายขององค์กร ขั้นตอนการลงโทษทางวินัยของพนักงานรวมถึงการตำหนิเป็นลายลักษณ์อักษรนั้นเป็นเรื่องปกติโดยแนวทางและขั้นตอนดังกล่าว ขอสำเนานโยบายวินัยและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจสิทธิ์ของคุณ ระวังกฎใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกำหนดเวลาสำหรับการตอบสนองต่อการตำหนิและขั้นตอนพิเศษใด ๆ ที่ต้องปฏิบัติตามในกระบวนการท้าทาย ตัวอย่างเช่นคำตอบที่มักจะต้องเขียนเพื่อพิจารณาอย่างเป็นทางการ
เขียนโต้แย้ง
มุ่งเน้นไปที่ข้อเท็จจริง หากคุณพบว่าการตำหนิเป็นลายลักษณ์อักษรนั้นไม่ยุติธรรมหรือเป็นการโจมตีส่วนบุคคลอย่าปฏิบัติกับอารมณ์หรือเป็นการส่วนตัว ยังคงเป็นมืออาชีพและค้นหาข้อผิดพลาดจริงหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในการตำหนิ จัดการกับคำตำหนิในลักษณะที่เป็นบวกและเชิงรุก หากคุณไม่เห็นด้วยกับเนื้อหาให้เขียนหลักฐานโดยบอกว่าทำไมคุณถึงไม่เห็นด้วย สนับสนุนการโต้แย้งด้วยหลักฐานและระบุสิ่งที่คุณคิดว่าควรจะเกิดขึ้น หากคุณคิดว่าการตำหนินั้นถูกต้องและคุณไม่สามารถอธิบายสถานการณ์ได้ให้ขอโทษและตอบว่าคุณต้องการแก้ไขปัญหาอย่างไร