เนื้อหา
การเขียนบันทึกอย่างเป็นทางการเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารภายใน บริษัท เขียนบันทึกด้วยเสียงที่เชื่อถือได้ แต่คุณต้องการแจ้งมากกว่าข่มขู่ผู้อ่าน ข้อมูลเพิ่มเติมที่รวมอยู่ในบันทึกช่วยจำเรียกว่าสิ่งที่แนบมาและโดยทั่วไปแล้วการปิดจะรวมอยู่ในจดหมาย บันทึกอย่างเป็นทางการรวมถึงส่วนที่เฉพาะเจาะจงและชื่อย่อของนักเขียนและผู้ช่วยในตอนท้าย ในขณะที่บันทึกช่วยจำส่วนใหญ่เป็นหนึ่งหน้าหรือน้อยกว่าโปรดรวมย่อหน้าสรุปไว้ท้ายถ้าคุณมีมากกว่าหนึ่งหน้า
คำสั่ง
-
ที่จุดเริ่มต้นของบันทึกรวมส่วน "ถึง", "จาก" และ "หัวเรื่อง" หากคุณกำลังจะรวมสิ่งที่แนบมาตัดสินใจว่าใครต้องได้รับสิ่งที่แนบเหล่านั้นและผู้ที่ต้องการเพียงสำเนาของบันทึกช่วยให้ทุกคนตระหนักถึงข้อมูลและสิ่งที่แนบที่ได้รับการเผยแพร่ (ตัวอย่างเช่นบุคคลที่สร้างสิ่งที่แนบมานั้นไม่จำเป็นต้องได้รับ มัน) รวมชื่อของทุกคนที่จะได้รับเอกสารในส่วนหัว "ถึง" รวมบุคคลที่คุณต้องการคัดลอกใน "CC" ที่ท้ายบันทึก บางคนอาจได้รับเอกสารเป็นการส่วนตัวโดยถูกเพิ่มเป็น "สำเนาซ่อน" พวกเขาจะได้รับสำเนาของบันทึก แต่จะไม่อยู่ในรายการ "ถึง" หรือ "CC"
-
เขียนเนื้อความบันทึกอย่างชัดเจนและรัดกุม ใช้ภาษาที่ตรงไปตรงมาและเป็นทางการ แต่เก็บบันทึกให้ห่างจากเสียงที่ข่มขู่หรือทำให้เสื่อมเสีย เอกสารขนาดใหญ่ควรมีหลายย่อหน้าเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น
-
ทำบันทึกช่วยจำด้วยชื่อย่อของผู้แต่งตามด้วยชื่อย่อของผู้ช่วยหลังจากเครื่องหมายทับ ("XX / aa") ชื่อย่อของผู้แต่งจะต้องเป็นตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และส่วนของผู้ช่วยเป็นตัวพิมพ์เล็ก สองบรรทัดด้านล่างควรอ่านคำว่า "Attachments (x)" พร้อมจำนวนสิ่งที่แนบที่รวมอยู่ในวงเล็บ จากนั้นแสดงรายการบุคคลที่คุณต้องการให้พวกเขาได้รับสำเนาในรูปแบบรายการ ผู้ที่จะได้รับโดยสำเนาที่ซ่อนอยู่จะต้องเขียนด้วยลายมือในสำเนาของพวกเขา อย่าลืมใส่ "CCO" เพื่อให้พวกเขารู้ว่ามันถูกคัดลอกโดยไม่ระบุชื่อ ผู้เขียนบันทึกควรเป็นคนแรกในส่วน "จาก"
เคล็ดลับ
- เก็บบันทึกพิเศษหนึ่งหรือสองสำเนาไว้ในไฟล์พร้อมไฟล์แนบในกรณีที่จำเป็นต้องเพิ่มใครบางคนในรายการแจกจ่าย
- ตรวจสอบบันทึกช่วยจำสำหรับข้อผิดพลาดในการพิมพ์ที่เครื่องตรวจการสะกดไม่สามารถระบุได้
- โปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่จะมีเทมเพลตบันทึกถ้า บริษัท ของคุณไม่ได้ระบุไว้สำหรับการใช้งาน
การเตือน
- โปรดรวมผู้รับทั้งหมดในส่วน "ถึง" ของบันทึกช่วยจำ
- ควรใช้บันทึกช่วยจำเพื่อการสื่อสารภายใน บริษัท เท่านั้น การสื่อสารกับซัพพลายเออร์หรือลูกค้าควรเขียนในรูปแบบตัวอักษร
สิ่งที่คุณต้องการ
- สิ่งที่แนบมากับบันทึก (ถ้าจำเป็น)