เนื้อหา
การใช้เวลาเขียนคู่มือการฝึกอบรมพนักงานอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อ การใช้เครื่องมือ Microsoft Word 2007 ทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนวางแผนบางอย่าง ตัดสินใจว่างานใดที่พนักงานของคุณต้องทำให้เสร็จและงานใดที่สามารถอธิบายได้เพื่อช่วยพวกเขา วางแผนว่าคุณจะใช้คู่มือในสถานการณ์ใดไม่ว่าจะเป็นในชั้นเรียนตัวต่อตัวหรือในการทัวร์ชมด้วยตนเอง เมื่อคุณทราบแล้วว่าต้องใช้คู่มือประเภทใดต่อไปนี้คือเครื่องมือบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้แนวคิดของคุณเป็นจริงได้
การเตรียมการ
ขั้นตอนที่ 1
ใช้เครื่องมือเส้นขอบใน Word เพื่อสร้างรายการงานหลายระดับที่พนักงานต้องเรียนรู้ กระบวนการนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าคู่มือของคุณจะใช้งานได้นานเพียงใดและจะช่วยแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อย ๆ ง่ายต่อการอธิบายให้พนักงานเข้าใจ ในการใช้เครื่องมือเส้นขอบใน Word คุณต้องเริ่มต้นด้วยเอกสารเปล่าแล้วเลือก "หน้าแรก" ในกลุ่ม "ย่อหน้า" มีปุ่ม 3 ปุ่ม ได้แก่ จุดตัวเลขและรายการหลายระดับ เลือก "รายการหลายระดับ" หรือคุณสามารถคลิกลูกศรลงเพื่อเลือกรายการตัวเลือกเส้นขอบ คุณยังสามารถสร้างของคุณเอง เขียนพารามิเตอร์ของคุณ ไปที่ระดับถัดไปในรายการหลายระดับของคุณโดยกด "Tab" เพื่อย้อนกลับกด "Shift + Tab" เขียนขั้นตอนสำหรับการฝึกอบรมและข้อมูลอื่น ๆ เพื่ออธิบายให้พนักงานของคุณทราบถึงวิธีการปฏิบัติงานที่จำเป็นในงาน
ขั้นตอนที่ 2
ใช้ฟังก์ชันส่วนหัวและส่วนท้ายใน Word เพื่อเพิ่มหมายเลขหน้าเนื้อหาส่วนและชื่อเรื่องสำหรับแต่ละหน้าในเอกสาร ส่วนหัวและส่วนท้ายเป็นการอ้างอิงภาพที่สำคัญเพื่อให้พนักงานทราบว่าเขาอยู่ที่ใดในคู่มือการฝึกอบรม เมื่อทำแบบฝึกการเพิ่มตัวเลขลงในหน้าจะช่วยเชื่อมโยงหน้าบางหน้ากับบางวิชา คลิกที่ "แทรกแท็บ" จากนั้นในส่วนหัวกระดาษและท้ายกระดาษให้เลือก "ส่วนหัว" คุณจะมีตัวเลือกสำหรับรูปแบบส่วนหัวหรือจะสร้างเองก็ได้ ส่วนหัวจะปรากฏในแต่ละหน้าของคู่มือของคุณหรือคุณสามารถเปลี่ยนเพื่อให้ปรากฏเฉพาะในหน้าที่ตรงกันข้ามเพื่อให้คู่มือของคุณเป็นไปตามบรรทัดหนังสือ ส่วนท้ายปรากฏที่ด้านล่างของหน้าและโดยทั่วไปจะใช้เพื่อแสดงหมายเลขหน้าวันที่และข้อมูลผู้ใช้ คลิก "ส่วนท้าย" ในส่วนหัวกระดาษและส่วนท้ายและอย่างที่เคยทำมาก่อนหน้านี้คุณจะมีประเภทต่างๆให้เลือก
ขั้นตอนที่ 3
เพิ่มความคุ้มครองเพื่อแยกความแตกต่างของเอกสารการฝึกอบรมของคุณจากรายการอื่น ๆ ที่คุณมอบให้กับพนักงานของคุณเช่นคู่มือพนักงาน สร้างหน้าปกของคุณเองโดยคลิกที่ "แทรกแท็บ" แล้วคลิก "ปก" ในส่วนของหน้า คุณจะเห็นรูปแบบปกที่หลากหลายซึ่งคุณสามารถเลือกหรือสร้างขึ้นเองได้ ตั้งชื่อที่สื่อความหมายด้วยตนเอง รวมวันที่สร้างและผู้แต่งเนื่องจากคู่มือเหล่านี้มักจัดทำขึ้นเป็นกลุ่ม
ขั้นตอนที่ 4
เพิ่มหัวเรื่องเพื่อช่วยคุณสร้างสารบัญสำหรับเอกสารการฝึกอบรมของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยจัดระเบียบภาพเพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้งานของพนักงาน สร้างหัวเรื่องที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละเรื่องโดยใช้เส้นขอบที่สร้างไว้ล่วงหน้า (ส่วนหัวนี้ไม่เหมือนกับส่วนหัวที่ด้านบนสุดของหน้า) รูปแบบส่วนหัวคือรูปแบบฟอนต์ที่คุณใช้เพื่อระบุส่วนการฝึกอบรมต่างๆรวมถึงส่วนย่อยต่างๆ
หากคุณกำลังเขียนคู่มือเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายติดต่อองค์กร Heading 1 ของคุณควรเป็น "วิธีการเขียนจดหมาย บริษัท " จากนั้นคำบรรยายอาจเป็น "สิ่งที่ต้องรวม" ในการทำเครื่องหมายหัวเรื่อง 1 และ 2 ให้เลือก "หน้าแรก" และในส่วนสไตล์คุณจะเห็นสไตล์ต่างๆมากมายที่คุณสามารถเลือกได้รวมถึงหัวเรื่อง 1 หัวเรื่อง 2 คำอธิบายภาพ ฯลฯ เลือกข้อความที่คุณต้องการเป็นส่วนหัวแรก 1 แล้วคลิกที่ส่วน "หัวเรื่อง 1" เพื่อระบุความสำคัญ คลิกที่ส่วนถัดไปเพื่อสร้างส่วนหัวของคุณ 2. ทำตามเส้นขอบทั้งหมดเลือกส่วนหัว 1 และ 2 สิ่งเหล่านี้จะรวมอยู่ในสารบัญของคุณเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว
ขั้นตอนที่ 5
เพิ่มตารางและเนื้อหา (TDC) เพื่อช่วยให้พนักงานของคุณค้นหาข้อมูลที่อาจต้องการได้ตามความเหมาะสม หากคุณได้เพิ่มส่วนหัวหลักและรองลงในเอกสารของคุณแล้วให้ Word ดำเนินการและสร้าง TDC ให้คุณ คลิกที่จุดเริ่มต้นของเอกสารที่คุณต้องการให้ TDC ปรากฏขึ้น (โดยปกติจะอยู่หลังหน้าปก) และคลิกที่ "การอ้างอิง" จากนั้นคลิก "สารบัญ" ในส่วนที่ไม่ระบุ คุณจะเห็นรายการตารางอัตโนมัติที่คุณสามารถใช้ได้ คลิกที่ตัวเลือกอัตโนมัติรายการใดรายการหนึ่งและ TDC ของคุณควรปรากฏขึ้นโดยใช้ส่วนหัวที่เลือกไว้ล่วงหน้า
ขั้นตอนที่ 6
จัดระเบียบหัวเรื่องและส่วนต่างๆของคู่มือการฝึกอบรมของคุณตามลำดับทีละขั้นตอน ส่วนสุดท้ายและสำคัญที่สุดของคู่มือควรเป็นดัชนี ยิ่งดัชนีของคุณสมบูรณ์มากเท่าไหร่นักเรียนก็จะสามารถค้นหาคำตอบตามหมายเลขหน้าได้ง่ายขึ้นในภายหลัง ในการสร้างดัชนีให้เลือกคำที่คุณต้องการแทรก คลิกที่ "การอ้างอิง" จากนั้น "เช็คอิน" เพื่อดำเนินการต่อสำหรับแต่ละรายการที่คุณต้องการเพิ่มลงในดัชนี เมื่อเสร็จแล้วให้เลื่อนลงไปที่ส่วนท้ายของคู่มือการฝึกอบรมของคุณและเพิ่มดัชนีโดยคลิกที่ "การอ้างอิง" แล้วคลิก "แทรกดัชนี"
ขั้นตอนที่ 7
ตรวจสอบการสะกดและบันทึกไฟล์ของคุณ เมื่อคุณสร้างคู่มือการฝึกอบรมเล่มแรกแล้วคุณสามารถทำให้เป็นแบบจำลองสำหรับคู่มืออื่น ๆ ได้โดยคลิก "เปิด" จากนั้น "บันทึกเป็น" เมื่อกล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นในส่วน "บันทึกเป็นประเภท" ให้คลิกลูกศรเพื่อ ลงและเลือก "เทมเพลต Word (.dotx)" จากนั้นคุณสามารถใช้งานของคุณซ้ำในคู่มือการฝึกอบรมอื่น ๆ