เนื้อหา
การแปลงเอกสารที่สแกนเป็นเอกสาร Excel เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างง่ายซึ่งสามารถทำได้ในสามขั้นตอน ก่อนอื่นให้สแกนเอกสาร ขั้นที่สองใช้ซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR) เพื่อแปลงเป็นข้อความ จากนั้นใช้วิซาร์ด "Text to Excel" ของ Excel เพื่อนำข้อมูลมายังโปรแกรมนี้
คำสั่ง
-
ในเครื่องมือ Microsoft Office บนเมนูโปรแกรมของคุณให้เปิด "Microsoft Office Document Imaging" แล้วเปิดไฟล์ของคุณ คอมพิวเตอร์ควรจดจำโดยอัตโนมัติ แต่หากไม่เป็นเช่นนั้นให้คลิก "จดจำข้อความโดยใช้ OCR" ในแถบเครื่องมือ คลิกปุ่ม "ส่งออกเป็น Word"
-
ตั้งชื่อไฟล์โดยใช้ฟังก์ชั่น "บันทึกเป็น" และเลือกรูปแบบที่ระบุว่า "ข้อความธรรมดา" (.txt) ในรายการตัวเลือก เมื่อคุณคลิก "บันทึก" กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นและให้ตัวเลือกหลายอย่างแก่คุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกตัวเลือก "ตัวแบ่งหน้า" มิฉะนั้น Microsoft Word จะบันทึกข้อความทั้งหมดในบรรทัดเดียว เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกบันทึกแล้วออกจาก Microsoft Word
-
เปิดไฟล์ใน Microsoft Excel โปรแกรมนี้มีแอปพลิเคชั่นจำนวนมากที่ทำขึ้นเพื่อแนะนำผู้ใช้ในงานที่เรียกว่าตัวช่วยสร้าง ตัวช่วยสร้างการแปลงควรเปิดโดยอัตโนมัติใน Excel รุ่นล่าสุด ทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้าง เป็นการดีที่สุดที่จะเลือก "ตัวคั่น" ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น "คั่น" หมายความว่าคอลัมน์ข้อมูลจะถูกคั่นด้วยคุณลักษณะบางอย่างเช่นเครื่องหมายจุลภาคช่องว่างหรือวิธีการอื่นที่คล้ายคลึงกัน Excel มีตัวเลือกมากมาย
-
เลือกตัวคั่นซึ่งเป็นสิ่งที่แยกคอลัมน์ของข้อมูลออกจากกันในขั้นตอนที่ 2 ของตัวช่วยสร้าง หากคุณใช้ตัวแปลงของ Microsoft ตัวเลือกอาจเป็น "ช่องว่าง"
-
ระบุรูปแบบของคอลัมน์ใน Excel ในขั้นตอนที่ 3 ของตัวช่วยสร้าง เลือกคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ในรูปแบบทั่วไปหรือมาตรฐานและเปลี่ยนเป็นรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ซึ่งอยู่ที่มุมบนขวาของตัวช่วยสร้าง เมื่อคุณทำสิ่งนี้แล้วให้คลิกเสร็จสิ้น ในตอนท้ายข้อมูลควรอยู่ใน Excel และพร้อมใช้งาน
การเตือน
- การรู้จำอักขระด้วยแสงไม่สามารถอธิบายได้ จากนั้นตรวจสอบเอกสารต้นฉบับกับสำเนาของ Word ก่อนบันทึกเป็นเอกสารข้อความ
สิ่งที่คุณต้องการ
- ซอฟต์แวร์ Microsoft Word
- ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel
- ซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR) เช่น Microsoft Document Imaging