วิธีแปลงเอกสารที่สแกนเป็น Excel

วิดีโอ: วิธีแปลงไฟล์ PDF เป็น Excel 2021

เนื้อหา

คำสั่ง
การเตือน
สิ่งที่คุณต้องการ

การแปลงเอกสารที่สแกนเป็นเอกสาร Excel เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างง่ายซึ่งสามารถทำได้ในสามขั้นตอน ก่อนอื่นให้สแกนเอกสาร ขั้นที่สองใช้ซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR) เพื่อแปลงเป็นข้อความ จากนั้นใช้วิซาร์ด "Text to Excel" ของ Excel เพื่อนำข้อมูลมายังโปรแกรมนี้

คำสั่ง

การรู้จำอักขระด้วยแสงประเมินภาพที่มีความคล้ายคลึงกับตัวอักษรและส่งคืนคำเป็นข้อความธรรมดา (การบรรยายภาพÃ la loupe โดย lamax จาก Fotolia.com)

ในเครื่องมือ Microsoft Office บนเมนูโปรแกรมของคุณให้เปิด "Microsoft Office Document Imaging" แล้วเปิดไฟล์ของคุณ คอมพิวเตอร์ควรจดจำโดยอัตโนมัติ แต่หากไม่เป็นเช่นนั้นให้คลิก "จดจำข้อความโดยใช้ OCR" ในแถบเครื่องมือ คลิกปุ่ม "ส่งออกเป็น Word"
ตั้งชื่อไฟล์โดยใช้ฟังก์ชั่น "บันทึกเป็น" และเลือกรูปแบบที่ระบุว่า "ข้อความธรรมดา" (.txt) ในรายการตัวเลือก เมื่อคุณคลิก "บันทึก" กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นและให้ตัวเลือกหลายอย่างแก่คุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกตัวเลือก "ตัวแบ่งหน้า" มิฉะนั้น Microsoft Word จะบันทึกข้อความทั้งหมดในบรรทัดเดียว เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกบันทึกแล้วออกจาก Microsoft Word
เปิดไฟล์ใน Microsoft Excel โปรแกรมนี้มีแอปพลิเคชั่นจำนวนมากที่ทำขึ้นเพื่อแนะนำผู้ใช้ในงานที่เรียกว่าตัวช่วยสร้าง ตัวช่วยสร้างการแปลงควรเปิดโดยอัตโนมัติใน Excel รุ่นล่าสุด ทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้าง เป็นการดีที่สุดที่จะเลือก "ตัวคั่น" ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น "คั่น" หมายความว่าคอลัมน์ข้อมูลจะถูกคั่นด้วยคุณลักษณะบางอย่างเช่นเครื่องหมายจุลภาคช่องว่างหรือวิธีการอื่นที่คล้ายคลึงกัน Excel มีตัวเลือกมากมาย
เลือกตัวคั่นซึ่งเป็นสิ่งที่แยกคอลัมน์ของข้อมูลออกจากกันในขั้นตอนที่ 2 ของตัวช่วยสร้าง หากคุณใช้ตัวแปลงของ Microsoft ตัวเลือกอาจเป็น "ช่องว่าง"
ระบุรูปแบบของคอลัมน์ใน Excel ในขั้นตอนที่ 3 ของตัวช่วยสร้าง เลือกคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ในรูปแบบทั่วไปหรือมาตรฐานและเปลี่ยนเป็นรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ซึ่งอยู่ที่มุมบนขวาของตัวช่วยสร้าง เมื่อคุณทำสิ่งนี้แล้วให้คลิกเสร็จสิ้น ในตอนท้ายข้อมูลควรอยู่ใน Excel และพร้อมใช้งาน