เนื้อหา
มันเป็นความจริงสำหรับการเขียนทุกประเภทที่ผู้เขียนต้องสร้างความน่าเชื่อถือเพื่อให้สามารถดึงดูดความสนใจของผู้อ่านของเขา งานนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อเขียนจดหมายทางการถึงสถานทูต ผู้อ่านของคุณมักจะให้ความสนใจกับจดหมายของคุณหากสไตล์การเขียนของคุณไม่มีที่ติ การใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐานพร้อมการปรับเปลี่ยนมารยาทเฉพาะสถานทูตยังช่วยให้คุณผู้เขียนโอกาสอื่นที่จะมุ่งเน้นข้อความของคุณเอง
การเขียนเพื่อเอกอัครราชทูต
ตามที่เอมิลี่โพสต์มารยาทที่อยู่ของเอกอัครราชทูตต่างประเทศควรเริ่มต้นด้วย "ฯพณฯ เอกอัครราชทูตของ (ต่างประเทศ)" ชื่อกิตติมศักดิ์ตามด้วยชื่อของบุคคลและที่อยู่ของสถานทูต รายละเอียดที่สามารถพบได้ในหน้าสถานทูตที่เป็นปัญหา ที่อยู่นี้ควรอยู่ในซองจดหมายและมุมบนซ้ายของการ์ด การติดต่อควรเริ่มต้นด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการ "ฯพณฯ ", "เรียนนายเอกอัครราชทูต" หรือ "เรียนท่านทูตเอกอัครราชทูต"
ควรเขียนที่อยู่บนซองจดหมายและมุมซ้ายบนดังนี้:
ฯพณฯ เอกอัครราชทูตเอกอัครราชทูตประจำประเทศสถานเอกอัครราชทูตประเทศที่อยู่ดังกล่าวเซาเปาโล, SP, CEP
เขียนถึงคนอื่นที่สถานทูต
Mary Jane McCaffree ผู้แต่ง "Protocol: The Complete Handbook of Diplomatic, Official and Social Usage" กล่าวเสริมว่าชื่อความเป็นเลิศของเขา "ฯพณฯ " ยังใช้กับประมุขแห่งรัฐหัวหน้ารัฐบาลหัวหน้าคณะรัฐมนตรีรัฐมนตรีอื่น ๆ ข้าราชการต่างประเทศหรืออดีตข้าราชการต่างประเทศ หากคุณไม่ทราบชื่อของบุคคลที่คุณเขียนถึงโทรหาสถานทูตเพื่อค้นหาชื่อของสมาชิกในทีม หากคุณมีปัญหาในการค้นพบชื่อของคุณคุณสามารถใช้ "Dear Mr. or Mrs. " ได้เสมอ เป็นไปตาม
เป็นครั้งแรก
จดหมายธุรกิจเริ่มต้นด้วยวันที่ของจดหมายที่มุมบนขวาตามด้วยที่อยู่ของภาชนะที่มุมบนซ้าย เส้นสีขาวแบ่งที่อยู่ของภาชนะบรรจุที่ปฏิบัติตามโปรดจำไว้ว่าในจดหมายธุรกิจการปฏิบัติตามจะต้องมีเครื่องหมายจุลภาคกำกับอยู่เสมอ อีกเส้นสีขาวควรเป็นไปตามคำทักทายที่ร่างกายของจดหมายเริ่มต้นขึ้น
การปิด
ในตอนท้ายของจดหมายทบทวนและทำให้ข้อสรุปของคุณ โพสต์แนะนำให้ใช้ "ขอแสดงความนับถือ" เว้นช่องว่างอื่นไว้เหนือชื่อของคุณหากคุณต้องการ
ซองจดหมาย
เขียนที่อยู่ของภาชนะบรรจุที่อยู่ตรงกลางของซองจดหมายตรงตามที่คุณทำในมุมซ้ายบนของจดหมาย อย่าลืมใส่ชื่อและที่อยู่ของคุณเองที่มุมซ้ายบน