เนื้อหา
วิธีเขียนจดหมายการบริหาร ในโลกธุรกิจจดหมายไม่ได้เป็นเพียงวิธีสื่อสารกับหน่วยงาน บริษัท หรือกลุ่มเป้าหมายอื่น ๆ เป็นวิธีในการเป็นตัวแทน บริษัท ของคุณและทำให้ผู้อื่นตระหนักถึงคุณภาพของบริการหรือผลิตภัณฑ์ของคุณ การวางสิ่งที่ดีที่สุดใน บริษัท ของคุณเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อเขียนจดหมายการบริหาร
คำสั่ง
-
จัดรูปแบบจดหมายอย่างมืออาชีพ รวมที่อยู่ธุรกิจหากจดหมายเป็นส่วนหนึ่งของแถลงการณ์อย่างเป็นทางการ ที่ด้านบนของตัวอักษรด้านล่างวันที่รวมที่อยู่และตำแหน่งของคุณหากจำเป็น
เริ่มต้นด้วยการระบุ บริษัท พร้อมชื่อและที่อยู่ (ภาพธุรกิจโดย Peter Hires รูปภาพจาก Fotolia.com)
-
ป้อนที่อยู่ผู้รับ ปรับเปลี่ยนถ้าเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนแผนกเฉพาะให้ป้อนชื่อของบุคคลที่ได้รับจดหมาย หรือมิฉะนั้นให้ระบุแผนกด้วยตนเองหากคุณไม่รู้จักชื่อบุคคลนั้น
ปรับแต่งผู้รับถ้าเป็นไปได้ (ภาพธุรกิจโดย Rhodan จาก Fotolia.com)
-
ไปที่จุด ในการเขียนเชิงธุรกิจมีแนวโน้มว่าผู้อ่านมีสิ่งที่ต้องทำดีกว่าการอ่านย่อหน้าของข้อความที่ไม่สำคัญ อธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณและนำเสนอข้อเท็จจริง หลีกเลี่ยงการเขียนบุปผาซึ่งลดวัตถุประสงค์ของจดหมาย
จงกล้าแสดงออก (รูปแป้นพิมพ์โดย carol lynch จาก Fotolia.com)
-
เขียนในรูปแบบธุรกิจอย่างมืออาชีพ แต่อย่าใช้คำยากที่ผู้อ่านจะต้องค้นหาในพจนานุกรม ทำให้ถ้อยคำของคุณเรียบง่ายและเป็นคำอธิบาย ความตั้งใจของเขาคือการทำให้คุณเข้าใจในเรื่องนี้ไม่ทำให้เขาประทับใจกับคำศัพท์ของคุณ
เขียนด้วยภาษามืออาชีพ แต่ชัดเจน (ภาพเขียนของผู้หญิงโดย jimcox40 จาก Fotolia.com)
-
มีความสุภาพ งานเขียนที่ทำให้ระคายเคืองหรือเผชิญหน้ามักจะต่อต้านการบรรลุเป้าหมายของพวกเขา นอกจากนี้จดหมายโต้แย้งสามารถย้อนกลับและนำมาใช้กับคุณในภายหลัง
มีความสุภาพ (ภาพปากกาจาก Andrey Rakhmatullin จาก Fotolia.com)
-
ตรวจสอบจดหมายของคุณก่อนส่งเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือคำที่สะกดผิด
ตรวจสอบตัวอักษรเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดใด ๆ (แว่นตาบนภาพกระดาษโดย Elena Vdovina จาก Fotolia.com)