เนื้อหา
การจัดระเบียบโฟลเดอร์จะไม่ช่วยในการจัดระเบียบหากไม่ได้จัดระเบียบโฟลเดอร์ไว้ก่อนหน้านี้ การใส่แท็กที่สะดุดตาให้กับไฟล์เป็นสิ่งสำคัญในการมีที่เก็บถาวรที่ใช้งานง่ายดังนั้นการติดแท็กอย่างถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญ ป้ายกำกับที่พิมพ์จะอ่านได้ง่ายในพริบตา โฟลเดอร์ที่ขายตามร้านขายอุปกรณ์สำนักงานมักจะมาพร้อมกับแผ่นป้ายเจาะรูของตัวเองอย่างไรก็ตามการพิมพ์และตัดฉลากของคุณเองจะง่ายกว่า
ขั้นตอนที่ 1
วัดความสูงและความกว้างของฉลากเดียวบนแผ่นเจาะรูหรือบนแผ่นป้าย หากคุณกำลังใช้แผ่นเจาะรูให้วัดกล่องที่มีรูพรุนทั้งหมดรวมทั้งส่วนที่จะพับลงโดยทำเป็นด้านหลังของฉลาก
ขั้นตอนที่ 2
เปิดเอกสารใหม่ในโปรแกรมเช่น Microsoft Excel, MS Word หรือ Open Office แทรกตาราง สำหรับ Excel หรือโปรแกรมสเปรดชีตอื่น ๆ ให้เปิดเอกสารใหม่โดยไม่ต้องแทรกอะไรเลยเนื่องจากมีเซลล์อยู่แล้วในเอกสาร หากคุณใช้สติกเกอร์ในการติดฉลากให้ดูแผ่นสติกเกอร์เพื่อตรวจสอบระยะขอบ สิ่งนี้สำคัญมากสำหรับการจัดแนวข้อความ วัดระยะขอบทั้งสี่ด้าน จากนั้นตั้งค่าระยะขอบเอกสารให้ตรงทั้งหมด หากหน้าที่คุณต้องการพิมพ์ไม่มีระยะขอบให้ตั้งค่าทั้งหมดเป็น "ศูนย์"
ขั้นตอนที่ 3
กำหนดขนาดเซลล์ให้เท่ากับขนาดของป้ายกำกับซึ่งวัดแล้ว ป้อนข้อความที่ต้องการในเซลล์ มาตรฐานโฟลเดอร์ที่เล็กกว่าจะมีป้ายกำกับแบบรูพรุนเพียงคอลัมน์เดียวไม่ใช่ทั้งหน้า หากมีเพียงคอลัมน์เดียวให้ใช้คอลัมน์แรกของเซลล์เพื่อพิมพ์ป้ายกำกับ ใช้แบบอักษรตัวหนาเพื่อการอ่านที่ดีขึ้น
ขั้นตอนที่ 4
ตรวจสอบขนาดและระยะขอบของเซลล์จากนั้นทำการทดสอบการพิมพ์โดยพิมพ์ฉลากบนกระดาษธรรมดา วางแผ่นทดสอบนี้ที่ด้านบนของแผ่นพร้อมกับฉลากเพื่อยืนยันการจัดแนวกับสติกเกอร์หรือช่องว่างที่มีรูพรุน ปรับระยะขอบและขนาดของเซลล์ของคุณให้เหมาะสมและพิมพ์อีกครั้งหากไม่มีความคล้ายคลึงกัน
ขั้นตอนที่ 5
วางแผ่นฉลากที่มาพร้อมกับโฟลเดอร์ไฟล์ของคุณในเครื่องพิมพ์ ตรวจสอบว่าเพจอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง ขึ้นอยู่กับประเภทของเครื่องพิมพ์ดังนั้นโปรดตรวจสอบก่อน ทำการพิมพ์ทดสอบเพื่อดูว่าด้านใด "ขึ้น"
ขั้นตอนที่ 6
วางฉลากที่มีรูในช่องว่างที่ถูกต้องในโฟลเดอร์หรือติดสติกเกอร์ในตำแหน่งที่กำหนด