เนื้อหา
ความแตกต่างระหว่างจดหมายธุรกิจและจดหมายที่เป็นทางการน้อยกว่าหรือจดหมายส่วนตัวสามารถพบได้ในโครงสร้างทั้งสองแบบ จดหมายส่วนตัวที่ไม่เป็นทางการอนุญาตให้ใช้ดุลพินิจของผู้ส่งเกี่ยวกับการจัดการองค์ประกอบและรายการอื่น ๆ ของจดหมาย ในทางกลับกันจดหมายธุรกิจต้องปฏิบัติตามมาตรฐานที่เข้มงวดสำหรับรูปแบบและรูปแบบ องค์ประกอบหลักเช่นเค้าโครงโครงสร้างย่อหน้าและการจัดรูปแบบทางเทคนิคจะแยกจดหมายธุรกิจที่เหมาะสมออกจากจดหมายที่ไม่เป็นทางการ
ส่วนหัวและส่วนปิด
ส่วนหัวของจดหมายธุรกิจต้องมีชื่อที่อยู่และวันที่ของผู้ส่ง จัดตำแหน่งส่วนหัวที่ขอบด้านซ้ายและเลือกช่องว่างสำหรับข้อมูล ข้อมูลติดต่อของผู้รับจะต้องแยกออกจากส่วนหัวด้วยช่องว่างเดียวและระบุชื่อและนามสกุลของผู้รับรวมถึงรหัสไปรษณีย์ด้วย คนที่เขียนจดหมายแบบไม่เป็นทางการอาจเลือกใช้คำทักทายเพียงคำเดียวในส่วนหัวของจดหมาย การปิดจดหมายธุรกิจต้องมีคำอวยพรอำลาและลายเซ็น บ่อยครั้งจดหมายธุรกิจจะมีลายเซ็นเช่นเดียวกับชื่อผู้ส่งที่พิมพ์อยู่ด้านล่างและหนังสือรับรองหรือชื่อเรื่องที่นักเขียนถือไว้ ใช้ช่องว่างสี่ช่องระหว่างคำทักทายอำลาและชื่อที่พิมพ์สำหรับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ ชื่อผู้ส่งและคำทักทายที่ไม่เป็นทางการก็เพียงพอแล้วเมื่อจดหมายส่วนตัวจบลง
รูปแบบข้อความเนื้อหา
จดหมายส่วนตัวที่มีลักษณะไม่เป็นทางการสามารถทำงานได้โดยไม่มีข้อ จำกัด เกี่ยวกับโวหารของจดหมายธุรกิจ ผู้ส่งสามารถเลือกรูปแบบหรือโทนเสียงเพื่อให้เข้ากับลักษณะปกติของการโต้ตอบกับผู้รับ ในจดหมายธุรกิจลักษณะต้องเป็นไปตามความตั้งใจของจดหมาย จดหมายธุรกิจที่ออกแบบมาเพื่อให้ผู้รับคุ้นเคยกับผู้ส่งหรือบริการทางธุรกิจควรเริ่มต้นด้วยการแนะนำตัว จากนั้นผู้ส่งจะต้องใช้ความสมดุลของข้อความเพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบถึงความตั้งใจหรือคำขอให้ดำเนินการ ตัวอย่างเช่นหนังสือขายควรแนะนำผู้ขายและผลิตภัณฑ์กำหนดวิธีที่ผลิตภัณฑ์จะให้บริการแก่ผู้รับและในท้ายที่สุดเรียกร้องให้ผู้อ่านดำเนินการ - เพื่อซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการ
ความแตกต่างทางเทคนิคในรูปแบบ
มาตรฐานทางเทคนิคมาตรฐานสำหรับจดหมายธุรกิจมีระยะขอบ 2 ซม. ที่ด้านข้างโดยมีช่องว่าง 2.5 ซม. ที่ด้านบนและด้านล่างของหน้า วันที่ของจดหมายธุรกิจต้องสะกดไม่ใช้ตัวย่อและรวมถึงเดือนวันและปี ผู้ส่งควรใช้ชื่อที่เหมาะสมในจดหมายธุรกิจ แต่หลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อน ชื่อ - นามสกุลของผู้รับจะต้องปรากฏในคำทักทายโดยมีเครื่องหมายทวิภาคในจดหมายธุรกิจ จดหมายส่วนตัวสามารถใส่ชื่อหรือชื่อและนามสกุลตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค ควรมีช่องว่างระหว่างชื่อเรื่องข้อมูลติดต่อของผู้เขียนและคำทักทายเปิด การเว้นวรรคยังเป็นมาตรฐานระหว่างคำทักทายและแต่ละย่อหน้าในเนื้อหาของจดหมาย ใช้แบบอักษร serif 12 จุดเช่น Times New Roman ในจดหมายธุรกิจและเว้นระยะห่างระหว่างข้อความ ควรพิมพ์จดหมายธุรกิจเสมอ แต่การเขียนด้วยลายมือจะช่วยเพิ่มความเป็นส่วนตัว
คำถามสำคัญเกี่ยวกับคำหลัง
หลังจากปิดแล้วจดหมายธุรกิจจะต้องมีโพสต์ที่เหมาะสมเช่นการเผยแพร่สำเนา "cc:" หมายความว่ามีการส่งต่อจดหมายไปยังบุคคลอื่นด้วย คำหลังยังเป็นสถานที่ที่เหมาะสมสำหรับการระบุเนื้อหาที่รวมอยู่ในจดหมายธุรกิจ เอกสารประกอบจะต้องอ้างอิงเป็นรายการที่อยู่หลังลายเซ็นปิดท้ายพร้อมหมายเลขและลักษณะของรูปแบบกล่องในจดหมายธุรกิจ