เนื้อหา
- ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
- ทักษะการบริหารเวลา
- ความรู้เกี่ยวกับเครื่องใช้สำนักงาน
- ทักษะการคำนวณ
- ทักษะการเขียน
โดยทั่วไปแล้วผู้ช่วยธุรการจะทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าสำนักงานทำงานอย่างเหมาะสมที่สุด บริษัท ส่วนใหญ่ชอบผู้ช่วยฝ่ายบริหารที่มีการศึกษาอย่างน้อยมัธยมปลายสองปีขึ้นไปในวิทยาลัยและมีประสบการณ์ในการทำงานในสำนักงาน พวกเขาสามารถช่วยเหลือใครบางคนโดยเฉพาะหรือช่วยเหลือทั้งทีม ผู้ช่วยธุรการต้องมีทักษะและความสามารถมากมายเพื่อให้ปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิผล
ทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล
ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบสามารถรายงานต่อบุคคลได้มากกว่าหนึ่งคน นอกจากนี้หัวหน้างานแต่ละคนอาจมีเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของเขาที่แตกต่างกัน ดังนั้นคุณควรสามารถทำงานร่วมกับหัวหน้างานทุกคนเพื่อให้แน่ใจว่างานหรือภารกิจที่ต้องการและ / หรือที่ร้องขอทั้งหมดจะบรรลุผล ในฐานะส่วนหนึ่งของหน้าที่ของเขาผู้ช่วยฝ่ายธุรการ (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสำนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ) ต้องช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานของเขาด้วยการร่วมมือและทำงานเป็นทีม
ทักษะการบริหารเวลา
ผู้ช่วยธุรการต้องสามารถจัดลำดับความสำคัญของเวลาในการทำงานได้ ในหนึ่งวันพวกเขาต้องทำรายการงานที่ยาวนานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละงานเสร็จสิ้นภายในเวลาที่กำหนด
ความรู้เกี่ยวกับเครื่องใช้สำนักงาน
ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์และวัสดุในการทำงานเช่นเครื่องแฟกซ์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ช่วยธุรการ เขาต้องรู้วิธีใช้งานระบบโทรศัพท์ที่มีสายและ / หรือนามสกุลหลายสาย นอกจากนี้คุณควรทราบว่าเครื่องถ่ายเอกสารทำงานอย่างไรและแม้กระทั่งวิธีการแก้ไขเมื่อจำเป็น
ทักษะการคำนวณ
สำนักงานส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับการทำงานของระบบคอมพิวเตอร์ ดังนั้นผู้ช่วยผู้ดูแลระบบจะต้องมีความสามารถในการทำความเข้าใจว่าคอมพิวเตอร์ทำงานอย่างไร นอกจากนี้เขาจะต้องสามารถส่งอีเมลทำการค้นคว้าทางอินเทอร์เน็ตสามารถสร้างสเปรดชีตสแกนเอกสารและแม้แต่สอนเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ เกี่ยวกับการทำงานพื้นฐานของคอมพิวเตอร์
ทักษะการเขียน
ผู้ช่วยธุรการหลายคนช่วยหัวหน้างานในการเขียนเอกสาร ตัวอย่างเช่นหัวหน้างานสามารถกำหนดเอกสารและขอให้ผู้ช่วยตรวจสอบการพิมพ์ผิดหรือปัญหาทางไวยากรณ์ที่เป็นไปได้ ดังนั้นผู้ช่วยฝ่ายบริหารจำเป็นต้องรู้วิธีการผลิตจดหมายธุรกิจ เขาอาจต้องติดต่อกับผู้ขายเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าทั้งหมดจะถูกส่งตรงเวลาและถูกต้องตามข้อกำหนด