เนื้อหา
บ่อยครั้งในโลกธุรกิจเราจำเป็นต้องรวมจดหมายปะหน้าเพื่อประกอบกับรายงานขนาดใหญ่ซึ่งสามารถส่งทางไปรษณีย์การจัดส่งแบบพิเศษหรือแม้แต่อีเมล จดหมายปะหน้าอย่างเป็นทางการมีจุดประสงค์ที่เฉพาะเจาะจงมากและควรเขียนในลักษณะที่นำเสนอและอธิบายเนื้อหาย้ำประเด็นสำคัญของรายงานและยังระบุขั้นตอนหรือการดำเนินการถัดไปที่ต้องดำเนินการ
เขียนจดหมายปะหน้ารายงาน
ขั้นตอนที่ 1
ใช้หัวจดหมายของ บริษัท ในการเขียนจดหมายนำเสนอรายงานโดยคำนึงถึงความสำคัญของเอกสารประกอบ แม้ว่าคุณจะใช้อีเมลหัวจดหมายให้ปฏิบัติเหมือนจดหมายกระดาษรวมถึงภาพโลโก้ บริษัท ในหน้าอีเมล
ขั้นตอนที่ 2
ระบุวันที่ของวันตลอดจนข้อมูลที่อยู่ ได้แก่ ชื่อและนามสกุลชื่อ บริษัท ที่อยู่ถนนและเมืองและรหัสไปรษณีย์ ใช้คำทักทาย "Caro" ตามด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการเช่นตัวย่อ Mr. หรือ Mrs. หากบุคคลนั้นเป็นคนแปลกหน้าหรือ "Caro" พร้อมชื่อหรือนามสกุลของผู้รับหากบุคคลนั้นเป็นคนรู้จัก
ขั้นตอนที่ 3
ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายในย่อหน้าเนื้อหาโดยใช้คำเช่น "จดหมายฉบับนี้ระบุ (ชื่อของรายงาน) สำหรับการตรวจสอบหรือแสดงความคิดเห็นของคุณ (หรือการดำเนินการใด ๆ ก็ตามที่ต้องการ) ใช้โอกาสนี้เพื่อสรุปหัวเรื่องของรายงานพยายามสรุป วัตถุประสงค์ของรายงานอย่างรวบรัดที่สุด - ไม่เกินหนึ่งหรือสองประโยค
ขั้นตอนที่ 4
สังเกตข้อสรุปของรายงานที่นี่ แต่อย่าเข้าใจถึงหัวใจของข้อสรุปของรายงาน คุณต้องการให้ผู้อ่านอ่านรายงานจริงไม่ใช่แค่จดหมายปะหน้า จดหมายควรกระตุ้นความอยากอาหารของผู้อ่านสำหรับสิ่งที่จะพบในรายงานฉบับสุดท้าย
ขั้นตอนที่ 5
จัดทำส่วนเสร็จสิ้นอย่างเป็นทางการหรือขั้นตอนถัดไปซึ่งคุณระบุว่าการกระทำที่ต้องการของผู้รับคืออะไร คุณต้องการให้พวกเขาส่งต่อเอกสารหรือลงนามในเอกสารหรือประสานงานการประชุมขนาดใหญ่เพื่อนำเสนอผลลัพธ์หรือไม่? ระบุให้ชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปตลอดจนวันและวันที่หากจำเป็นต้องดำเนินการเร่งด่วน
ลงท้ายจดหมายปะหน้าด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการอย่างจริงใจจริงใจหรือรอบคอบ รวมชื่อและชื่อของผู้เขียนจดหมาย ระบุรายชื่อบุคคลอื่นที่จะได้รับรายงานและจดหมายปะหน้าในช่องว่าง "สำเนา" (พร้อมสำเนา) ในอีเมล