วิธีการประชุมไคเซ็น

เนื้อหา

• คำสั่ง
• เคล็ดลับ

Kaizen เป็นปรัชญาทางธุรกิจของญี่ปุ่นที่หมุนรอบแนวคิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและติดตามความคืบหน้าขององค์กรโดยพิจารณาจากเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า แม้ว่าผู้ปฏิบัติงานไคเซ็นบางคนเช่น Masaaki Imai ได้นำเสนอวิธีการเฉพาะในการประยุกต์ใช้ปรัชญานี้ แต่ไม่มีวิธีการทีละขั้นตอนที่อธิบายวิธีการจัดการประชุมไคเซ็น ในทางตรงกันข้ามความสำคัญของวิธีนี้คือการฟื้นฟูคุณค่าของหลักการที่ใช้ร่วมกัน - การทำงานเป็นทีมการสื่อสารความยืดหยุ่นการปรับตัวความพยายามและคุณภาพ มันผ่านกระบวนการของการยืนยันโดยรวมดังกล่าวว่าการผลิตแบบลีนสามารถทำได้

คำสั่ง

แปลอย่างอิสระไคเซ็นแปลว่า "ปรับปรุง" ในภาษาญี่ปุ่น (Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมใน Kaizen การประชุมมีไว้สำหรับการวางแผนโครงการซึ่งรวมถึงการกำหนดเป้าหมายและการแบ่งงานหรือการทบทวนโครงการในระหว่างที่สมาชิกในทีมรายงานความสำเร็จและความยากลำบากให้กับทีม

2. เชิญทั้งทีมเข้าร่วมการประชุม อย่าห้ามพนักงานเข้าร่วม การมีส่วนร่วมของทุกคนมีความสำคัญ

3. เชิญผู้จัดการโครงการที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมการประชุมของคุณโดยการส่งเสริมความรู้สึกของชุมชนและการรวมแนวนอนภายใน บริษัท

4. ยินดีต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุม จัดทำตราและกำหนดที่นั่งตามต้องการ อย่าลืมจองสถานที่ที่ช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์ส่วนตัว สำหรับกลุ่มเล็กแนะนำให้ใช้โต๊ะกลมหรือวงรี

5. โพสต์เป้าหมายการประชุมในสถานที่ที่โดดเด่น อ่านวัตถุประสงค์ของกลุ่มและตอบคำถามสั้น ๆ ที่คุณต้องการสำหรับการชี้แจง

6. ขอการสนับสนุนจากกลุ่มสู่เป้าหมาย ตัวอย่างเช่นมีการทำตามเป้าหมายรายสัปดาห์หรือเกินหรือไม่ จัดให้มีวิธีการที่หลากหลายสำหรับผู้เข้าร่วมในการบริจาค สามารถแบ่งปันความคิดผ่านความคิดเห็นด้วยปากเปล่าข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือแผนภูมิระดมสมองส่วนรวม

   
   

7. รวบรวมผลงานและสร้างความมั่นใจให้กับกลุ่ม อย่าละเว้นความคิดเห็นเชิงลบหรือเน้นความคิดเห็นเชิงบวก ความคิดเห็นเชิงลบสามารถเปิดเผยดึงดูดความสนใจไปยังพื้นที่ที่ต้องการการปรับปรุง

8. กำหนดหรือยืนยันเป้าหมายระยะสั้นอีกครั้ง จดบันทึกภารกิจและเป้าหมายรองลงบนการ์ดบันทึกย่อ จัดเตรียมการ์ดบันทึกย่อให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนทราบถึงเป้าหมายและหน้าที่ของแต่ละคน

9. ตอบคำถามหรือข้อกังวลที่เหลืออยู่

เคล็ดลับ

• นำการอภิปรายของการประชุมเพื่อให้ความกังวลทั้งหมดได้รับการแก้ไขแม้ว่ามุมมองของคุณในฐานะผู้นำโครงการทำให้ยากที่จะเห็นความถูกต้องของข้อกังวลเหล่านี้
• กระบวนการไคเซ็นมีสี่ขั้นตอนหลัก ๆ คือการรับรู้การพัฒนาความคิดการตัดสินใจและการนำไปใช้ การประชุมสามารถเกิดขึ้นได้ในระหว่างขั้นตอนใด ๆ เหล่านี้และสามารถปรับให้เข้ากับกระบวนการใด ๆ เหล่านี้ ตัวอย่างเช่นการประชุมที่จุดเริ่มต้นของโครงการสามารถมุ่งเน้นไปที่การวิเคราะห์ปัญหาที่มีอยู่และดูที่ผลกระทบของวัฒนธรรมองค์กร