เนื้อหา
บันทึกช่วยจำที่คุณเขียนในฐานะนักบัญชีจะบอกคุณอย่างมากเกี่ยวกับประสบการณ์วิชาชีพและความน่าเชื่อถือของคุณ นักบัญชีมีหน้าที่รับผิดชอบในการเขียนบันทึกทุกประเภทรวมถึงคนที่ไม่เป็นทางการสำหรับเพื่อนร่วมงานและหัวหน้างานคนที่เป็นทางการสำหรับแผนกของแผนกและใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้า บันทึกทางบัญชีที่เขียนไม่ดีอาจทำให้ผู้รับสับสนและทำให้ชื่อเสียงของ บริษัท ของคุณเสียหาย การเรียนรู้การเขียนบันทึกทางบัญชีด้วยความชัดเจนและถูกต้องเป็นกุญแจสำคัญในการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพและสร้างชื่อเสียงที่ดีภายในองค์กรของคุณ
คำสั่ง
-
กำหนดกลุ่มเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของบันทึกของคุณ ส่วนใหญ่ใช้เพื่อดึงดูดความสนใจปัญหาเสนอวิธีการสื่อสารเป้าหมายทางการของ บริษัท หรือนำเสนอข้อมูลใหม่ อย่าส่งบันทึกช่วยจำไปยังสำนักงานทั้งหมดหากเกี่ยวข้องกับแผนกเดียวเท่านั้น พิจารณาความอ่อนไหวของวัสดุและพิจารณาว่าข้อมูลจะถูกส่งผ่านบันทึกหรือทางการสื่อสารด้วยตนเองดีขึ้นหรือไม่
-
จัดรูปแบบส่วนหัวบันทึกโดยใช้ส่วนต่อไปนี้: ถึง: (ชื่อผู้รับและชื่อเรื่อง), DE: (ชื่อและชื่อของคุณ), DATE: (วันที่สมบูรณ์และปัจจุบัน) และ SUBJECT: (บันทึกย่อเกี่ยวกับ)
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับได้รับการปฏิบัติตามชื่อที่ถูกต้องและตำแหน่งงานที่เป็นทางการ เจาะจงและกระชับในหัวเรื่องของคุณ ยกตัวอย่างเช่น "จบภาคการศึกษา" เนื่องจากหัวเรื่องอาจมีความหมายอะไรกับผู้รับ ให้ใช้บางอย่างเช่น "กระบวนการเก็บถาวรใหม่ในตอนท้ายของภาคเรียน"
-
ให้ข้อมูลสรุปสั้น ๆ ว่าบันทึกเกี่ยวกับอะไรในส่วนเปิด วัตถุประสงค์ของการเปิดเธรดคือเพื่อให้ชัดเจนกับผู้รับว่าทำไมพวกเขาถึงได้รับบันทึกและทำไมพวกเขาควรอ่านเอกสาร ทำให้ส่วนเปิดในย่อหน้าสั้น ๆ
-
เพิ่มบริบทที่อธิบายถึงปัญหาเหตุการณ์สถานการณ์หรือบริบทของบันทึกช่วยจำ บริบทอาจเป็นประโยคเปิดของย่อหน้าถัดไปของคุณ ("เนื่องจากความสับสนที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนการยื่นของภาคการศึกษาที่ผ่านมา ... ") หรือย่อหน้าแยกสมบูรณ์ขึ้นอยู่กับปริมาณของข้อมูลที่จำเป็นในการรับทั้งหมด รับเพื่อให้ทัน
ปฏิบัติตามบริบทที่มีส่วนงานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกที่อธิบายสิ่งที่กำลังทำเพื่อแก้ไขปัญหาหรือปัญหา ("เรากำลังดำเนินการตามขั้นตอนการยื่นใหม่สำหรับภาคการศึกษาถัดไป ... ") รักษาเซ็กเมนต์งานให้เป็นประโยคหรือย่อหน้าสั้น ๆ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของปัญหาในมือ
-
ติดตามเธรดงานด้วยการสนทนาที่สมบูรณ์ซึ่งให้รายละเอียดเพิ่มเติมและการสนับสนุน หัวข้อการอภิปรายควรเป็นส่วนที่ยาวที่สุดของบันทึกและรวมถึงข้อเท็จจริงและการวิจัยทั้งหมดที่สนับสนุนข้อเสนอแนะที่จัดตั้งขึ้น ล่วงหน้าด้วยรายละเอียดที่เกี่ยวข้องมากที่สุดและจุดแข็งของหลักฐาน
-
จบบันทึกด้วยส่วนปิดสั้น ๆ ไม่เกินหนึ่งย่อหน้าซึ่งอธิบายอย่างสุภาพถึงการกระทำที่คุณต้องการให้ผู้รับบันทึก ("เริ่มต้นเดือนหน้าโปรดทำตามขั้นตอนการจัดเก็บใหม่) .. ") เน้นว่าผู้รับจะได้ประโยชน์อย่างไรโดยทำตามการกระทำที่ระบุไว้ในบันทึก ("เราหวังว่าขั้นตอนการจัดเก็บใหม่นี้จะช่วยประหยัดเวลาของคุณและลดภาระงานของคุณ ... ")
เคล็ดลับ
- แนบรายการกราฟิกบทความหรือแหล่งข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้องกับบันทึกช่วยจำของคุณ เพิ่มบันทึกย่อที่ส่วนท้ายของบันทึกช่วยจำหากคุณใส่ไฟล์แนบใด ๆ เช่น "Attached: New storage procedure"
- หากนี่เป็นบันทึกแรกของคุณให้เพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างานตรวจสอบเพื่อความถูกต้องและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ทิ้งอะไรเลย
การเตือน
- การส่งบันทึกช่วยจำด้วยการเขียนชื่อชื่อหรือที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เพื่อนร่วมงานไม่จดบันทึกอย่างจริงจังและอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของพวกเขาหากมีการกระทำผิดซ้ำ ตรวจสอบสองครั้งเสมอเพื่อให้ได้ความถูกต้องสมบูรณ์ก่อนส่งบันทึก