เนื้อหา
จดหมายอธิบายมีประโยชน์เมื่อคุณพยายามหางานรักษาการติดต่อกับเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานหรือพูดกับเพื่อนร่วมงานชุมชนหรือลูกค้า การเรียนรู้ที่จะเขียนจดหมายสั้น ๆ จะช่วยให้คุณพัฒนาทักษะการสื่อสารและสร้างความมั่นใจให้กับผู้อ่าน ทำตามขั้นตอนเฉพาะสองสามอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าตัวอักษรมีรายละเอียดกระชับและอ่านง่าย
คำสั่ง
-
เริ่มด้วยคำทักทายที่เหมาะสม ซึ่งอาจรวมถึง "คนรัก", "อรุณสวัสดิ์" หรือ "สวัสดีตอนบ่าย"
คำทักทายช่วยดึงดูดความสนใจของผู้อ่านในทางบวก มันมุ่งเน้นผู้อ่านด้วยเสียงของคุณก่อนที่จะปล่อยเนื้อหาของข้อความหลีกเลี่ยงผลกระทบของการหยุดชะงักที่สามารถเกิดขึ้นในจดหมายโดยไม่ต้องทักทาย
-
ป้อนหัวข้อของตัวอักษรด้วยวลีทั่วไป ตัวอย่างเช่น: "เมื่อเร็ว ๆ นี้สภาพอากาศในเซาเปาโลร้อนและลมแรงมากดูเหมือนว่าฤดูใบไม้ผลิกำลังจะมาถึง"
มีพจนานุกรมอยู่ในมือและดูคำใด ๆ ที่คุณมีคำถาม การพึ่งพาการแก้ไขอัตโนมัติมากอาจเป็นอันตรายต่อจดหมายเนื่องจากซอฟต์แวร์จะไม่ระบุข้อผิดพลาดหรือการใช้คำที่ผิด
-
ย้ายไปที่เนื้อความของการ์ดและรวมถึงรายละเอียดเฉพาะ รายละเอียดเหล่านี้เป็นคำและวลีที่ดึงดูดประสาทสัมผัสทั้งห้า - สัมผัส, รสชาติ, กลิ่น, สายตาและการได้ยิน คำที่เป็นรูปธรรมเหล่านี้ช่วยให้ผู้อ่านเห็นภาพและสัมผัสกับรายละเอียดของจดหมาย
ตัวอย่างเช่นวลีที่สื่อความหมายซึ่งใช้รายละเอียดทางประสาทสัมผัสอาจมีลักษณะเช่นนี้: "ภูมิอากาศในภาคใต้ของริโอเดอจาเนโรนั้นสวยงามในช่วงเวลานี้ของปีดวงอาทิตย์ร้อนถึงอุณหภูมิ 30 องศาเซลเซียสและฝ่ามือสดใส เขย่าใบไม้ด้วยลมฉันมองออกไปนอกหน้าต่างทุกวันและคิดว่าฉันโชคดีแค่ไหนที่ได้เห็นภูมิอากาศที่สะอาดและพืชเขตร้อน "
การใช้คำอธิบายนี้ช่วยให้ผู้อ่านเห็นภาพในขณะที่อ่านซึ่งแตกต่างจากวลีเช่น "เวลาดี" ซึ่งไม่ได้สร้างภาพเนื่องจากสิ่งที่เป็นนามธรรม
-
ปิดตัวอักษรด้วยคำสั่งบวก ตัวอย่างเช่น "ฉันคาดหวังว่าจะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้" หรือ "ฉันหวังว่าทุกอย่างจะโอเคกับคุณ" หรือ "ขอให้มีสัปดาห์ที่ดีและพูดคุยกันต่อไป" การปิดประโยคด้วยบางสิ่งบางอย่างที่สง่างามช่วยให้ผู้อ่านพึงพอใจกับข้อสรุป หากจดหมายจบลงอย่างกะทันหันผู้อ่านอาจรู้สึกผิดหวังหรือรู้สึกว่าผู้เขียนไม่สนใจที่จะเขียนจดหมายให้เสร็จก่อนส่ง
-
อ่านจดหมายอีกครั้ง ยิ่งเอกสารสั้นเท่าไหร่ก็ยิ่งมีความสำคัญต่อการหลีกเลี่ยงการสะกดผิดและไวยากรณ์ผิดพลาดมากขึ้นเท่านั้น พิมพ์ตัวอักษรเพื่อการอ่านที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและอ่านออกเสียงเพื่อรับคำที่หายไปและวลีที่ต้องเปลี่ยนได้ง่ายขึ้น
ความไม่ลงรอยกันมีความสำคัญเนื่องจากประโยคยาว ๆ หลายประโยค (หรือหลายประโยคสั้น ๆ ) อาจไม่มีประสิทธิภาพและทำให้ผู้อ่านเสีย ตัวอย่างเช่นวลีต่อไปนี้จำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบและแก้ไข: "เธอมาวันนี้เธอมีความสุขที่ได้เห็นทารก" เธอหัวเราะเมื่อเธอหยิบมันขึ้นมา
วลีเหล่านี้ถูกตัดการเชื่อมต่อและสร้างเสียงหุ่นยนต์ที่ไม่ตรงกับตำแหน่งของตัวอักษร เมื่อเธอทบทวนและเปลี่ยนแปลงประโยคพวกเขาสามารถมีลักษณะเช่นนี้: "เธอมาในช่วงบ่ายนี้และรับลูก" เธอหัวเราะอย่างมีความสุขเมื่อเธออุ้มเขา
หากคุณจำคำศัพท์ไม่ได้ให้ใช้สารานุกรมเพื่อค้นหาคำและวลีได้ง่ายขึ้นเพื่อหลีกเลี่ยงความคิดโบราณและคำที่ไม่ใช้
สิ่งที่คุณต้องการ
- ปากกาและกระดาษหรือคอมพิวเตอร์พร้อมซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ
- พจนานุกรม
- สารานุกรม (ไม่จำเป็น)