เนื้อหา
หลาย บริษัท ใช้ Excel ในรูปแบบฐานข้อมูลที่มีน้ำหนักเบาและผู้จัดการการติดต่อ สิ่งหนึ่งที่ธุรกิจประเภทนี้ต้องการคือการเปรียบเทียบรายชื่อผู้ติดต่อและค้นหารายการที่ซ้ำกัน โชคดีที่ฟังก์ชัน Excel CONT.SE ทำให้การดำเนินการนี้เป็นเรื่องง่ายแม้จะเปรียบเทียบแผ่นงานสองแผ่นที่แตกต่างกันในสมุดงานเดียวกัน
คำสั่ง
-
เปิดสเปรดชีตของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าคอลัมน์ใดเป็นข้อมูลที่คุณต้องการเปรียบเทียบ ตัวอย่างนี้อนุมานว่าข้อมูลอยู่ในคอลัมน์ A และรายการทั้งสองที่จะเปรียบเทียบอยู่ในแผ่นงานที่แตกต่างกันสองรายการหนึ่งชื่อ Plan1 และ Plan2 อื่นในสมุดงานเดียวกัน
-
ป้อนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ B1 ของ Plan1 = CONT.SE (Plan1A: A, Plan2A: A) หากบันทึกไม่ซ้ำกัน (จะไม่ปรากฏในรายการใด ๆ ) ค่าจะเป็น 0
-
คัดลอกสูตรจากเซลล์ B1 ไปยังจำนวนแถวที่ต้องการใน Plan1
-
เลือกคอลัมน์ A และ B แล้วคลิกแท็บหน้าแรก (ใน Excel 2007) และเลือกเรียงลำดับและกรอง เลือกเพื่อกรองผลลัพธ์ในคอลัมน์ B ตามลำดับจากน้อยไปหามาก การทำเช่นนี้จะทำให้ผลลัพธ์เป็น "0" ที่ด้านบนของรายการและระเบียนที่ซ้ำกันทั้งหมดที่ด้านล่างของรายการ
เคล็ดลับ
- เทคนิคนี้สามารถนำไปใช้เพื่อตรวจสอบระเบียนที่ซ้ำกันในสมุดงานอื่นเพียงแค่สร้างฟังก์ชันแผ่นงานอ้างอิง CONT.SE จากสมุดงานภายนอก โดยทั่วไปจะเป็นการดีกว่าถ้าคัดลอกเนื้อหาของสมุดงานที่แยกต่างหากเหล่านี้ลงในสมุดงานเดียวกันและเทคนิคที่อธิบายไว้ที่นี่เนื่องจากการอ้างอิงสมุดงานภายนอกอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดหากมีการย้ายโฟลเดอร์อ้างอิงหรือเปลี่ยนชื่อ
- สูตร CONT.SE ที่แก้ไขแล้วจะมีลักษณะเช่นนี้หาก Plan2 อยู่ในสมุดงานชื่อ DataDirs.xls:
- = CONT.SE (Plan1A: A, '[TwoTwo.xls]! Plan2'A: A)
การเตือน
- ฟังก์ชัน CONT.SE จำนวนมากสามารถทำให้การคำนวณ Excel ช้ามาก หลังจากที่คุณเรียงลำดับระเบียนที่ไม่ซ้ำให้ลบคอลัมน์ด้วยผลลัพธ์ CONT.SE ก่อนที่จะทำงานกับข้อมูลต่อไป
สิ่งที่คุณต้องการ
- Excel 2007 หรือ Excel 2010