เนื้อหา
เมื่อเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพเราสามารถใช้เวลาส่วนใหญ่ในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลแต่ละชิ้นได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องและมีการดำเนินการตัวตรวจสอบการสะกด อย่างไรก็ตามอย่าลืมปิดอีเมล การสร้างอีเมลที่เป็นมืออาชีพสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในวิธีที่บุคคลได้รับ ฝากให้ผู้รับประทับใจในตัวคุณด้วย
ข้อมูลติดต่อ
หากคุณส่งอีเมลแบบมืออาชีพเป็นครั้งแรกคุณควรปิดท้ายด้วยข้อมูลติดต่อไม่ใช่แค่ชื่อของคุณ แม้ว่าผู้รับจะได้รับที่อยู่ของคุณโดยอัตโนมัติหลังจากได้รับอีเมล แต่อย่าลืมเสนอรูปแบบการติดต่ออื่น ๆ หากคุณทำงานให้กับ บริษัท ใด บริษัท หนึ่งให้ระบุข้อมูลติดต่อนี้รวมทั้งที่อยู่ แจ้งหมายเลขโทรศัพท์โดยตรงของคุณและระบุว่าเป็นโทรศัพท์มือถือหรือโทรศัพท์บ้าน หาก บริษัท ของคุณมีสำนักงานกลางอย่าลืมรวมส่วนขยายนั้นไว้ด้วย ยิ่งคุณออกจากผู้ติดต่อมากเท่าไหร่โอกาสในการติดต่อคุณก็จะยิ่งดีขึ้น
ความคาดหวังของการปิด
Leslie O’Flahavan ของผู้เขียนเรื่องชอบที่จะจบอีเมลแบบมืออาชีพด้วยวลี "ฉันหวังว่าจะ ... " เธอบอกว่านี่จะเป็นการย้ำจุดประสงค์ของอีเมล นอกจากนี้ยังทำให้ผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณอยู่ในตำแหน่งตอบกลับ ตัวอย่างเช่นหากคุณส่งอีเมลเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างควรลงท้ายด้วย "ฉันหวังว่าจะได้ฟังการตัดสินใจของคุณเกี่ยวกับใบสมัครของฉัน" ตอนนี้ผู้รับรู้แล้วว่าจุดประสงค์ของอีเมลของคุณคืออะไร
ปัญหาและข้อกังวล
เมื่อปิดอีเมลแบบมืออาชีพอย่าลืมเสนอคำเชิญให้ตอบกลับเช่น "แจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามหรือข้อกังวลใด ๆ เกี่ยวกับ ... " ซึ่งจะทำให้ผู้รับมีไฟเขียวในการตอบกลับโดยไม่รู้สึกตัว ราวกับว่ามันรบกวนคุณหรืออีเมลของคุณตั้งใจให้เป็นคำสุดท้าย นอกจากนี้ยังช่วยให้การสนทนาลื่นไหล เมื่อส่งอีเมลตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องอยู่ในหน้าเดียวกันและตอบคำถามและข้อกังวลทั้งหมดแล้ว
ข้อควรพิจารณา
ส่วนท้ายของอีเมลแบบมืออาชีพอาจมีความเป็นส่วนตัวขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ เมื่อเวลาผ่านไปผู้ติดต่อแบบมืออาชีพสามารถกลายเป็นเพื่อนได้ทำให้คุณสามารถจบอีเมลด้วยเรื่องตลกภายในหรือแม้แต่เรื่องราวที่เป็นอิสระ อย่างไรก็ตามอย่าทำเช่นนี้จนกว่าความสัมพันธ์ฉันท์เพื่อนจะถูกสร้างขึ้น การลงท้ายอีเมลด้วย "ขอแสดงความนับถือ" เป็นการประนีประนอมที่ดี นี่แสดงให้เห็นว่าคุณไม่ใช่แค่ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ แต่เป็นคนที่ห่วงใยกัน อย่ากลัวที่จะแสดงความสุภาพเล็กน้อยในตอนท้ายของอีเมลโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นมืออาชีพ