วิธีการจัดรูปแบบข้อความเมื่อคัดลอกจาก Word ไปยังอีเมล

เนื้อหา

• คำสั่ง

บางครั้งเมื่อคัดลอกข้อมูลจาก Word ไปยังอีเมลข้อความจะปรากฏในตอนท้าย แต่ผู้รับจะเห็นตัวอักษรแปลก ๆ หรือข้อความธรรมดา โปรแกรมอีเมลบางโปรแกรมไม่สามารถแปลการจัดรูปแบบ Word บางอย่างได้ มีเทคนิคเล็กน้อยที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยให้แน่ใจว่าข้อความอีเมลเก็บรูปแบบที่คุณต้องการในตอนท้ายของการรับ

คำสั่ง

เรียนรู้วิธีจัดรูปแบบข้อความที่คัดลอกจาก Word ไปยังอีเมล (รูปปุ่มอีเมลโดย Richard Kane จาก Fotolia.com)

1. เริ่มโปรแกรมอีเมล เลือก "เครื่องมือ" และ "ตัวเลือก" ตั้งค่ารูปแบบการส่งอีเมลเป็น "HTML" แทนที่จะเป็น "ข้อความธรรมดา"

2. เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการคัดลอก คลิก "รูปแบบ" เลือก "จัดรูปแบบอัตโนมัติ" และ "ตัวเลือก" คลิกแท็บ "รูปแบบ" ภายใต้ "แทนที่" ให้ยกเลิกการเลือก "เครื่องหมายขีดคั่นด้วยขีด" และ "อัญประกาศโดยตรงด้วยอัญประกาศอัจฉริยะ" คลิก "ตกลง" นี่ควรลบอักขระบางตัวที่ไม่ได้คัดลอกอย่างถูกต้องไปยังเครื่องอ่านอีเมล

3. สร้างตารางใน Word หากคุณต้องการจัดระเบียบข้อมูลลงในคอลัมน์และแถว เลือก "ตาราง" และ "แทรกตาราง" เพิ่มคอลัมน์และแถว เลือก "ซ่อนกริดไลน์" เพื่อลบแถวออกจากตาราง เมื่อคุณวางตารางลงในอีเมลการจัดรูปแบบควรจะยังคงเหมือนเดิม

   
   

4. เลือก "แก้ไข" และ "เลือกทั้งหมด" ใน Word กดปุ่ม "Ctrl" และ "C" เพื่อคัดลอก สร้างข้อความอีเมลใหม่ คลิกขวาที่เนื้อความของข้อความและเลือก "วาง"

5. ส่งข้อความเป็นแบบทดสอบไปยังผู้ให้บริการอีเมลรายอื่น ตัวอย่างเช่นหากคุณมีบัญชี AOL บัญชีฟรีเช่น Yahoo หรือ Gmail และบัญชีที่คุณเปิดใน Outlook หรือ Outlook Express ให้ส่งข้อความไปยังแต่ละบัญชี เปิดอีเมลในแต่ละโปรแกรมที่แตกต่างกัน ผู้ให้บริการอีเมลบางรายจะไม่เก็บรูปแบบที่ใช้ใน Word

6. บันทึกเอกสาร Word ของคุณเป็นไฟล์ "รูปแบบ Rich Text" หากคุณพบว่าผู้รับของคุณมักจะเห็นข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบ Word เปิดเอกสารและคลิก "บันทึกเป็น" ในกล่อง "บันทึกเป็นประเภท" ให้เลือก "รูปแบบ Rich Text" ไฟล์ใหม่จะถูกสร้างขึ้นพร้อมกับส่วนขยาย "rtf" แทน "doc" ตัดและวางข้อความเอกสาร rtf ลงในอีเมลของคุณ