เนื้อหา
การเขียนนโยบายและขั้นตอนวิธีการด้วยตนเองอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากลัวซึ่งอาจเป็นจริงเว้นแต่คุณจะนึกถึงตัวแปรบางอย่างล่วงหน้า การสร้างการวางแผนที่ดีจะช่วยให้การสร้างนโยบายและขั้นตอนคู่มือสำหรับผู้ขายพนักงานและผู้จัดการทำได้ง่ายขึ้น ระบบเอกสารที่สอดคล้องกันซึ่งอำนวยความสะดวกในการร่างสัญญาที่สอดคล้องกับมาตรฐานบางอย่างเช่น ISO9000
คำสั่ง
-
กำหนดขอบเขตของโครงการของคุณโดยปรึกษากฎของ บริษัท อื่น ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายหรือขั้นตอนบางส่วนได้รับการบันทึกไว้ที่อื่นแล้วและกำหนดว่าขั้นตอนดังกล่าวจะเฉพาะเจาะจงกับ บริษัท ภูมิภาคแผนกกลุ่มงานหรืองานหรือไม่ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณกำหนดพารามิเตอร์เริ่มต้นและสุดท้ายของขอบเขต
-
ตัดสินใจรูปแบบของเอกสาร รวมเข้าด้วยกันโดยตรวจสอบเอกสารนโยบายที่สำคัญที่สุด นโยบายมีแนวโน้มที่จะกว้างขึ้นในขณะที่รายละเอียดของงานของกระบวนการมักจะเฉพาะเจาะจงมากขึ้น
ใน บริษัท ขนาดใหญ่เป็นเรื่องปกติที่จะมีเอกสารสี่ระดับขึ้นไปที่มีขั้นตอนทั่วโลกที่ครอบคลุมทุกอย่างเช่นจริยธรรมของขวัญข้อมูลเจ้าของโพรโทคอลอีเมลและขั้นตอนการแบ่งที่จัดการกับกฎระเบียบด้านสิ่งแวดล้อมรัฐบาลและพนักงาน
ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มงานหรืองานที่สามารถแก้ไขได้ตามการดำเนินงานในท้องถิ่น แต่ยังคงต้องเป็นไปตามข้อกำหนดของเอกสารระดับสูงสุด ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีศูนย์ซ่อมที่แตกต่างกันสามแห่งที่ทำงานอย่างอิสระ แต่คุณต้องปฏิบัติเช่นเดียวกันเมื่อออกคำสั่งไปยังศูนย์กระจายสินค้า นโยบายทั่วโลกจะเป็นเรื่องทั่วไป แต่รายละเอียดเฉพาะของกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับวิธีการที่แต่ละศูนย์ออกคำขอ (ใครเมื่ออะไรและทำไม) อาจแตกต่างกันเล็กน้อย ตำแหน่งและความรับผิดชอบมักจะรวมอยู่ในขั้นตอน
-
กำหนดและทำโปรไฟล์ทุกอย่างที่จะรวมอยู่ในคู่มือนโยบาย เริ่มต้นด้วยขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนที่สำคัญเช่นการออกแบบของลูกค้าการรับใบสั่งซื้อการผลิตการตรวจสอบการจัดส่งและการรวบรวมผลิตภัณฑ์
นโยบายคือโปรโตคอลที่เข้มงวดซึ่งแจ้งการตัดสินใจและความรับผิดชอบที่คาดหวังของพนักงานในสถานการณ์เฉพาะ พวกเขามักจะเกี่ยวข้องกับกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
ขั้นตอนคือขั้นตอนที่เน้นลำดับเหตุการณ์แบบลอจิคัลรวมถึงเครื่องมือการสื่อสารโฟลว์กระบวนการและทักษะที่จำเป็น
ใช้โปรไฟล์เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับดัชนี
-
ตัดสินใจว่าข้อมูลจะถูกเก็บไว้ที่ใดและการควบคุมการปรับปรุงแก้ไข การพัฒนากระบวนการควบคุมการตรวจทานตั้งแต่เริ่มต้นเป็นสิ่งสำคัญดังนั้นเมื่อเริ่มเขียนและแก้ไขคุณจะสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงได้
กระบวนการควบคุมการตรวจสอบต้องมีระดับของอำนาจและการควบคุมเพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการรู้วิธีการเปลี่ยนแปลงและนำไปใช้
อย่าปล่อยให้เอกสารเดียวกันหลายรุ่นถูกแก้ไขในเวลาเดียวกันเพราะอาจทำให้เกิดปัญหาในอนาคตได้ ใช้วิธีเข้าก่อนออกก่อนและถ้าจำเป็นให้แก้ไขอีกครั้งเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลง
-
สร้างเทมเพลตสำหรับขั้นตอนนโยบายและผังงานเพื่อให้ผู้ที่เขียนเอกสารไม่ต้องกังวลกับรูปแบบ
ใส่ส่วนต่างๆในเทมเพลตเหล่านี้เพื่อให้ผู้เขียนระบุเอกสารเครื่องมือและลิงก์อื่น ๆ ที่จำเป็นในการจัดระเบียบวัสดุของคุณ ระบุรูปแบบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าบางส่วนเช่นอภิธานศัพท์ควรเป็นส่วนหนึ่งของส่วนหลักหรือเอกสารสำหรับการอ้างอิง การให้คำแนะนำที่ดีที่สุดแก่นักเขียนเกี่ยวกับข้อกำหนดจะช่วยลดความต้องการงานใหม่ในภายหลัง
-
มอบหมายให้บรรณาธิการและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเพื่อพัฒนาเนื้อหาของแต่ละส่วน ยกตัวอย่างให้พวกเขาดูในเทมเพลตที่ร้องขอและเน้นกฎอื่น ๆ เช่นการเขียนคำย่อทั้งหมดวิธีทั่วไปหรือรายละเอียดพวกเขาควรจะอธิบายขั้นตอนในกระบวนการ
หากมีการตัดสินใจที่จะต้องทำภายในกระบวนการให้เน้นการอ้างอิงเพิ่มเติมและให้ข้อมูลกับพนักงานอย่างเพียงพอพร้อมกับเส้นทางที่เป็นไปได้ทั้งหมดเพื่อช่วยพวกเขาในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล คะแนนที่ต้องใช้ในการตัดสินใจมักเป็นขั้นตอนที่ล้มเหลวดังนั้นพยายามให้ชัดเจนที่สุดในพื้นที่เหล่านั้น ก่อนเผยแพร่ให้ตรวจสอบขั้นตอนกับใครสักคนข้างคุณเพื่อทำตามแต่ละขั้นตอนที่อธิบายและลองระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
-
มอบหมายทีมตรวจสอบเพื่อให้คำแนะนำและแก้ไขสิ่งพิมพ์ขั้นสุดท้ายเพื่อให้ภาษาเอกสารและระดับรายละเอียดสอดคล้องกันในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ
แก้ไขความไม่สอดคล้องกันโดยปรับปรุงวิธีการฝึกอบรมและการฝึกอบรม กำหนดรอบการตรวจสอบที่เหมาะสม (เช่น 48 ชั่วโมง) เพื่อให้ทุกคนมีความคาดหวังเหมือนกันในแง่ของลำดับความสำคัญ
-
มอบหมายความรับผิดชอบสำหรับแต่ละขั้นตอนและระบุระดับอำนาจ กระบวนการนี้ควรสร้างขึ้นจากการตรวจสอบเป็นระยะ เมื่อคนออกจากโพสต์ของพวกเขาผู้จัดการใหม่ควรได้รับมอบหมายให้ดำเนินการตามลำดับ สำหรับการอัปเดตและการแก้ไขพนักงานควรปรึกษากับผู้กำหนดนโยบายเพื่อร่วมกันสามารถเปลี่ยนนโยบายและขั้นตอนได้เมื่อสถานการณ์ดีขึ้นหรือเปลี่ยนแปลง
เคล็ดลับ
- หากงานหรือขั้นตอนดำเนินการโดยบุคคลหรือกลุ่มมากกว่าหนึ่งคนให้จัดทำมาตรฐานก่อนแล้วจึงจัดทำเอกสาร
- ลูกค้าบางรายจะไม่ปิดข้อตกลงกับ บริษัท หรือธุรกิจที่ไม่มีมาตรฐาน ISO หรือข้อบังคับที่คล้ายกันสำหรับเอกสารกระบวนการเช่นการบริการลูกค้าสัญญาการเงินสินค้าคงคลังการสื่อสารคุณภาพและเอกสารทางกฎหมาย ISO ให้แม่แบบทั่วไปและเฉพาะอุตสาหกรรมและการฝึกอบรมเพื่อสร้างนโยบายและขั้นตอนและรวดเร็วและง่ายและเป็นมาตรฐานที่เป็นที่ยอมรับในระดับสากล
- สร้างกระบวนการเพื่อการศึกษาการฝึกอบรมและการดำเนินการตามขั้นตอนที่แก้ไขใหม่ การเปลี่ยนมาตรฐานที่ไม่มีใครให้คำปรึกษาจะไม่เป็นประโยชน์ต่อพนักงาน
การเตือน
- ผู้บริหารบางคนต้องการให้ข้อมูลที่คลุมเครือเกี่ยวกับขั้นตอนเพื่อให้การตีความและลดการตรวจสอบให้น้อยที่สุด คนอื่นชอบใช้ข้อมูลโดยละเอียดเพื่อให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้น
- ใช้รายละเอียดในระดับปานกลางเมื่อมีการอภิปรายหรือความเป็นไปได้ในการตีความภาษาหรือเนื้อหาหรือปัญหาต่าง ๆ เกี่ยวกับกระบวนการเนื่องจากคำแนะนำที่คลุมเครือให้ตรวจสอบหัวข้อเฉพาะเพื่อชี้แจงให้ชัดเจน
- เป็นเรื่องปกติมากที่นโยบายและขั้นตอนการควบคุมไม่ซ้ำซ้อนหรือซ้ำซ้อนหรือมีรายละเอียดมากเกินกว่าที่จะจัดการได้
- ใช้ดัชนีและพยายามลดความซ้ำซ้อนให้น้อยที่สุดโดยการกำหนดบุคคลให้กับส่วนอื่น ๆ ในพื้นที่อื่น ๆ ตามต้องการ
- กฎหมายสิ่งแวดล้อมเป็นสิ่งสำคัญมาก สร้างกระบวนการเพื่อเป็นแนวทางในกระบวนการใหม่ที่อนุญาตให้ทำงานในสถานะเริ่มต้นก่อนที่จะเผยแพร่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการออกกำลังกายจะตีด้วยการเปิดตัวของขั้นตอนใหม่มิฉะนั้นจะมีการโต้เถียงและความยุ่งยาก ขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ สิ่งนี้จะหลีกเลี่ยง "การใช้นิ้วชี้" ในอนาคต
สิ่งที่คุณต้องการ
- ขอบเขตของโครงการ
- วัตถุประสงค์
- เทมเพลตสำหรับสร้างเอกสาร
- กฎและเคล็ดลับ
- กระบวนการเชิงโครงสร้าง