เนื้อหา
หลายครั้งในสถานการณ์ส่วนตัวหรืออาชีพใดก็ตามคุณต้องเขียนจดหมายถึงคนอื่นและส่งสำเนาของจดหมายนั้นให้คนอื่นด้วย นี่เป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างง่ายในการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์เช่นอีเมลเนื่องจากคุณสามารถส่งไปยังผู้รับทุกคนพร้อมกันได้เพียงคลิกปุ่ม "ส่ง" เมื่อส่งจดหมายกระดาษถึงใครบางคนการส่งต่อสำเนาไปยังผู้รับเพิ่มเติมเป็นเรื่องที่ท้าทายกว่าเพราะกระบวนการไม่อัตโนมัติเช่นการส่งสำเนาข้อความอีเมลหลายชุดและจำเป็นต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมบางอย่าง
คำสั่ง
-
เขียนจดหมายที่คุณต้องการส่งถึงผู้รับหลักและถึงบุคคลอื่น ป้อน "cc" และชื่อของบุคคลที่สองที่ด้านล่างของจดหมายใต้ชื่อและลายเซ็นของคุณ ตัวย่อ "ซีซี" หมายถึง "สำเนาคาร์บอน" และเป็นส่วนที่เหลือของเวลาที่พนักงานพิมพ์ดีดทำสำเนาจดหมายโดยใช้กระดาษคาร์บอนหนึ่งแผ่นระหว่างกระดาษสองแผ่นบนเครื่องพิมพ์ดีด
พนักงานพิมพ์ดีดใช้กระดาษคาร์บอนเพื่อทำสำเนาจดหมาย (Jupiterimages / Photos.com / Getty Images)
-
ทำสำเนาจดหมายสองฉบับ ส่งต้นฉบับไปยังผู้รับหลัก ทำสำเนาสำหรับแต่ละคนที่จะถูกเพิ่มลงในฟิลด์ "cc" เก็บสำเนาอื่นในไฟล์ส่วนตัวของคุณ ทั้งผู้รับหลักและรองจะมีข้อมูลที่คุณเขียนในจดหมายของคุณและทั้งคู่จะรู้ว่าผู้รับแต่ละคนได้รับแล้ว
-
ทำสำเนาของจดหมายต้นฉบับที่คุณเซ็นชื่อ มันจะถูกส่งไปยังผู้รับเพิ่มเติมที่คุณไม่ต้องการให้ผู้รับแรกที่ต้องรับรู้ ส่งจดหมายต้นฉบับไปยังผู้รับหลัก
-
เพิ่ม "cco" และชื่อผู้รับสำเนาที่สองที่ด้านล่างของตัวอักษรด้านล่างลายเซ็นของคุณ ส่งเอกสารไปยังผู้รับที่สองหลังจากทำสำเนาสำหรับไฟล์ส่วนบุคคลของคุณ ชื่อย่อ "cco" หมายถึง "with blind copy" และสิ่งนี้บ่งชี้ว่าผู้รับหลักจะไม่ทราบว่าสำเนาจดหมายของเขาถูกส่งไปยังบุคคลอื่น
เคล็ดลับ
- หากคุณเขียนจดหมายร้องเรียนถึงหรือเกี่ยวกับ บริษัท การส่งสำเนาไปยังฝ่ายบริการลูกค้าในพื้นที่ของคุณอาจเป็นประโยชน์ การร้องเรียนของคุณอาจได้รับการพิจารณาอย่างจริงจังมากขึ้น
การเตือน
- อาจมีประโยชน์หรือยุ่งยากในการใช้ "cc" หรือ "cco" ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ คิดอย่างรอบคอบว่าคุณต้องการให้ทั้งสองฝ่ายรับทราบข้อมูลในจดหมายของคุณหรือไม่และต้องการให้ผู้รับหลักทราบว่าจดหมายที่คุณส่งนั้นถูกแบ่งปันกับผู้อื่น
สิ่งที่คุณต้องการ
- เครื่องเขียน
- ที่อยู่ของผู้รับทั้งหมด
- ซองจดหมาย
- ค่าไปรษณีย์