เนื้อหา
เมื่อการสนทนาก่อนหน้านี้กับพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดีซึ่งรู้ว่าพวกเขาคาดหวังอะไรและไม่มีอุปสรรคใด ๆ ที่ขัดขวางพวกเขาจากการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ - ไม่ส่งผลให้เกิดพฤติกรรมที่คาดหวังหรือไม่มีการปรับปรุงประสิทธิภาพขั้นตอนต่อไปคือการเตือนพวกเขาด้วยวาจา . การตักเตือนด้วยวาจาคือการกระทำทางวินัยที่ถ่ายทอดทางปากเปล่า คุณจะสื่อสารกับพนักงานว่าความคาดหวังของคุณคืออะไรและแจ้งเตือนคุณว่าจะมีการใช้มาตรการทางวินัยอื่น ๆ หากผลงานของคุณไม่ดีขึ้น
ขั้นตอนที่ 1
พูดคุยกับคนในแผนกทรัพยากรบุคคลของ บริษัท ของคุณหรือเจ้านายของคุณเพื่อค้นหาขั้นตอนที่ถูกต้องในการเตือนพนักงานด้วยวาจา ตัวอย่างเช่นแม้ว่าคุณจะคุยกับเขาคุณก็ยังต้องมีเอกสารที่ระบุคำเตือนเพื่อวัตถุประสงค์ในการลงทะเบียน
ขั้นตอนที่ 2
ตรวจสอบบันทึกที่คุณอาจเคยทำในอดีตเกี่ยวกับพนักงานที่มีปัญหาและเกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริงเดียวกันที่ตอนนี้บังคับให้คุณออกคำเตือนด้วยวาจา รวบรวมข้อเท็จจริงก่อนที่จะพูดคุยกับเขาดังนั้นจุดประสงค์และคำบอกกล่าวของคุณจะชัดเจน การรู้ข้อเท็จจริงจะช่วยปกป้องตำแหน่งของคุณหากพนักงานพยายามโต้แย้งเกี่ยวกับเหตุการณ์ในอดีต จดทุกสิ่งที่คุณได้แนะนำให้กับพนักงานเพื่อปรับปรุงพฤติกรรมและประสิทธิภาพในที่ทำงาน เตรียมที่จะโต้แย้งว่าเหตุใดกลยุทธ์เหล่านี้จึงไม่ได้ผลส่งผลให้มีการออกคำเตือน
ขั้นตอนที่ 3
ขอให้หัวหน้างานคนอื่นเป็นพยานในการเตือนด้วยวาจา เชิญพนักงานไปกับคุณในพื้นที่ส่วนตัวหรือสำนักงาน อธิบายสิ่งที่ผิดเกี่ยวกับพฤติกรรมหรือการแสดงของเขาอย่างสุภาพและเป็นมืออาชีพ บอกว่าเขาจะแก้ไขปัญหาได้อย่างไร ถามว่าเขารู้วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดหรือไม่.
ขั้นตอนที่ 4
แจ้งให้เขาทราบว่ากำลังออกคำเตือนด้วยวาจา เตือนว่าการไม่ปฏิบัติตามข้อเสนอแนะในการแก้ไขปัญหาจะนำไปสู่การลงโทษทางวินัยซึ่งอาจส่งผลให้สูญเสียงาน ถามว่าเขาเข้าใจหรือไม่ว่างานของเขาตกอยู่ในอันตราย.
ขั้นตอนที่ 5
บอกเขาว่าคุณแน่ใจว่าเขาสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและพฤติกรรมของเขาได้ หนักแน่นและสุภาพตลอดเวลา
ขั้นตอนที่ 6
บันทึกรายละเอียดของคำเตือนด้วยวาจาเพื่อบันทึกไว้ ขอให้หัวหน้างานที่ทำหน้าที่เป็นพยานลงนามและลงวันที่ในเอกสาร อย่าขอให้พนักงานทำแบบเดียวกันเพราะนี่คือคำเตือนด้วยวาจาและไม่ได้เขียนไว้ การแจ้งด้วยวาจานำหน้าการแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร หากคุณขอให้พนักงานลงชื่อเขาอาจอ้างในอนาคตว่าเขาไม่เคยได้รับคำเตือนด้วยวาจาซึ่งอาจเป็นปัญหาได้หากมีการฟ้องร้อง