เนื้อหา
โดยทั่วไปจดหมายของลูกค้าจะเป็นไปตามรูปแบบที่เฉพาะเจาะจงและดูมีการวางแผนอย่างดีและเป็นมืออาชีพ พวกเขามีองค์ประกอบที่เป็นสากลเช่นการทักทายและการปิด ผู้ที่พูดถึงขั้นตอนการเรียกเก็บเงินจะมีข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายการชำระเงินของ บริษัท และอธิบายว่าลูกค้าควรชำระใบเรียกเก็บเงินอย่างไร การเปลี่ยนแปลงนโยบายเหล่านี้จะต้องได้รับการสื่อสารทางจดหมายที่ส่งทางไปรษณีย์ถึงลูกค้าโดยแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
กำลังเปิด
การเปิดจดหมายประกอบด้วยวันที่เขียนข้อมูลติดต่อของผู้รับและคำทักทาย ส่วนของจดหมายที่มีคำทักทาย "เรียนลูกค้า" จะเขียนในช่องว่างสองครั้งด้านล่างข้อมูลติดต่อของลูกค้า คำทักทายกล่าวถึงลูกค้าอย่างถูกต้องด้วยชื่อเรื่องเช่นนายหรือนางและนามสกุล
วัตถุประสงค์ของจดหมาย
ย่อหน้าวัตถุประสงค์แจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบว่าคุณกำลังเขียนเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงระบบการเรียกเก็บเงิน ย่อหน้านี้ควรรวมถึงการรับประกันด้วยว่าจดหมายฉบับนี้ไม่ใช่ใบเรียกเก็บเงิน
ผลกระทบต่อผู้บริโภค
ย่อหน้าผลกระทบมีรายละเอียดและแสดงวิธีที่การเปลี่ยนแปลงที่ บริษัท ของคุณกำลังดำเนินการจะส่งผลกระทบต่อลูกค้า ผลกระทบเหล่านี้อาจรวมถึงที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงินใหม่ซึ่งจะต้องส่งการชำระเงินหรือวันที่เรียกเก็บเงินใหม่ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะต้องเขียนในเชิงบวกและเป็นประโยชน์ต่อลูกค้า การเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งควรอธิบายว่าเป็นประโยชน์สำหรับลูกค้าและสำหรับ บริษัท ของคุณ
ปิด
ส่วนการปิดท้ายควรมีข้อความปิดท้ายของคุณที่ส่งถึงลูกค้าเช่น "ขอบคุณที่อุดหนุน" "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอบคุณ" ง่ายๆ จะมีชื่อที่พิมพ์ลายเซ็นและข้อมูลติดต่อของคุณ ต้องระบุที่อยู่อีเมลเพื่อให้ลูกค้าติดต่อคุณได้หากมีคำถามใด ๆ