เนื้อหา
ไม่สำคัญว่าคุณทำงานในองค์กรหรือร้านค้าปลีกหากมีข้อกังวลเกี่ยวกับงานของคุณคุณต้องนำพวกเขาไปให้ความรู้กับเจ้านายของคุณ การแสดงความกังวลของคุณผ่านจดหมายทำให้เจ้านายของคุณเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นโดยไม่ต้องออกจากห้องเพื่อตีความผิดเนื่องจากความคิดและความคิดทั้งหมดของคุณจะถูกแสดงออกมาอย่างชัดเจน โดยทำตามคำแนะนำเพื่อให้มั่นใจว่าข้อกังวลของคุณได้รับการจัดการอย่างมืออาชีพ
เน้นประเด็นสำคัญ
ในวรรคแรกของจดหมายอธิบายให้แน่ชัดว่าทำไมคุณถึงติดต่อกับเจ้านายของคุณ ใช้สองประโยคแรกเพื่อบอกคุณเกี่ยวกับข้อกังวลในการทำงานของคุณและติดตามด้วยคำอธิบายที่ตรงไปตรงมาของสิ่งที่รบกวนจิตใจคุณ ในช่วงเริ่มต้นสิ่งสำคัญคือการเน้นถึงสาเหตุหลักของความกังวล ตัวอย่างเช่น
"สวัสดีมิสเตอร์สมิ ธ ฉันเขียนเพราะฉันรู้สึกไม่สบายใจเกี่ยวกับงานภูมิทัศน์ที่มอบหมายให้แผนกของฉัน" ตลอดการสังเกตของฉันฉันสังเกตเห็นว่าพนักงานที่เหนื่อยล้ามาถึงหลังจากเวลาผ่านไปหลายชั่วโมง
ให้ตัวอย่างที่เจาะจง
หลังจากอธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมายแล้วให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นโดยการแสดงตัวอย่างเฉพาะ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจสถานการณ์ได้อย่างชัดเจนและลดโอกาสที่จดหมายของคุณจะไม่ถูกสังเกต ตัวอย่างเช่น
"ในวันที่ 1 มีนาคม 2011 Jason S. Masters มาถึงที่ทำงานของเขาเวลา 22:45 น. ครึ่งชั่วโมงหลังจากเวลาเข้างานเมื่อมาถึงเขาดูเหมือนจะเหนื่อยมากและเริ่มใช้งานเครื่องจักรโดยไม่ตรวจสอบความถูกต้องของ ในช่วงบ่ายฉันสังเกตเห็นพนักงานหลายคนที่ทำงานกับเครื่องจักรหนักโดยไม่ต้องสวมหมวกนิรภัยหรือใช้ข้อควรระวังด้านความปลอดภัย "
หลีกเลี่ยงวลีทางอารมณ์
ในระหว่างการผลิตจดหมายอย่าอารมณ์รุนแรงเกินไปเพราะจะทำให้ความเป็นมืออาชีพและความชอบธรรมของจดหมายลดลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความทั้งหมดเป็นไปตามข้อเท็จจริงและปราศจากความหมายแฝงทางอารมณ์ วัตถุประสงค์ของจดหมายฉบับนี้คือเพื่อให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่เจ้านายของคุณในการวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริงของข้อกังวลเพื่อให้เขาสามารถดำเนินการได้หากเห็นว่าจำเป็น
แนะนำการปรับปรุง
ในตอนท้ายของจดหมายให้คำแนะนำเกี่ยวกับข้อกังวลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเป็นคำแนะนำจริง ๆ มากกว่าความต้องการ ก่อนคำแนะนำให้ใช้วลีเช่น "คุณคิดว่ามันจะดีกว่า ... " หรือ "อาจมีประโยชน์ ... " ใช้จดหมายส่วนนี้เพื่อแสดงความคิดเห็นของคุณและจบลงด้วยการขอประชุมเพื่อให้สามารถพูดคุยข้อกังวลของคุณและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเพื่อแก้ไขปัญหาอื่น ๆ