จดหมายถึงเจ้านายแสดงความกังวลเกี่ยวกับงาน

เนื้อหา

• เน้นประเด็นสำคัญ
• ให้ตัวอย่างเฉพาะ
• หลีกเลี่ยงวลีที่แสดงอารมณ์
• แนะนำการปรับปรุง

ไม่สำคัญว่าคุณจะทำงานในสภาพแวดล้อมขององค์กรหรือร้านค้าปลีกหากมีความกังวลเกี่ยวกับงานของคุณคุณต้องให้ความสนใจจากหัวหน้าของคุณ การแสดงข้อกังวลของคุณผ่านจดหมายช่วยให้หัวหน้าของคุณเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจนโดยไม่ต้องออกจากที่ว่างสำหรับการตีความที่ผิดเนื่องจากความคิดและความคิดทั้งหมดของคุณจะแสดงออกมาอย่างชัดเจน ในการดำเนินการนี้ให้ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์บางประการเพื่อให้แน่ใจว่าข้อกังวลของคุณได้รับการแก้ไขอย่างมืออาชีพ

เน้นประเด็นสำคัญ

ในย่อหน้าแรกของจดหมายอธิบายว่าทำไมคุณถึงติดต่อเจ้านายของคุณ ใช้สองประโยคแรกเพื่อแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับข้อกังวลเกี่ยวกับงานและติดตามคำอธิบายโดยตรงเกี่ยวกับสิ่งที่รบกวนจิตใจคุณ ในการเริ่มต้นนี้สิ่งสำคัญคือต้องเน้นเหตุผลหลักสำหรับความกังวล ตัวอย่างเช่น:

"สวัสดีมิสเตอร์สมิ ธ ฉันเขียนข้อความนี้เนื่องจากฉันมีความกังวลหลายอย่างที่ทำให้ท้อใจเกี่ยวกับงานภูมิทัศน์ที่มอบหมายให้แผนกของฉันจากการสังเกตทั้งหมดของฉันฉันสังเกตเห็นว่ามีพนักงานเหนื่อยล้ามากที่มาถึงหลังเวลาทำงาน

ให้ตัวอย่างเฉพาะ

หลังจากอธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมายแล้วให้เจาะลึกสถานการณ์โดยยกตัวอย่างเฉพาะ วิธีนี้จะทำให้คุณเข้าใจสถานการณ์ได้ชัดเจนและลดโอกาสที่จดหมายของคุณจะไม่มีใครสังเกตเห็น ตัวอย่างเช่น:

"เมื่อวันที่ 1 มีนาคม 2011 Jason S. Masters มาถึงที่ทำงานเวลา 10:45 น. หนึ่งชั่วโมงครึ่งหลังจากเวลามาถึงของเขาเมื่อมาถึงดูเหมือนว่าเขาจะเหนื่อยล้ามากเกินไปและเริ่มใช้งานเครื่องจักรโดยไม่ได้ดำเนินการ ในช่วงบ่ายฉันสังเกตเห็นพนักงานหลายคนทำงานกับเครื่องจักรกลหนักโดยไม่สวมหมวกกันน็อกหรือใช้มาตรการป้องกันความปลอดภัย "

หลีกเลี่ยงวลีที่แสดงอารมณ์

ในระหว่างการผลิตจดหมายอย่าใช้อารมณ์มากเกินไปเพราะจะทำให้ความเป็นมืออาชีพและความชอบธรรมของจดหมายลดลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำแนะนำทั้งหมดเป็นไปตามข้อเท็จจริงและปราศจากอารมณ์หวือหวา วัตถุประสงค์ของจดหมายคือเพื่อให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่เจ้านายของคุณเพื่อสรุปสาเหตุที่แท้จริงของข้อกังวลเพื่อให้เขาสามารถดำเนินการได้หากเห็นว่าจำเป็น

แนะนำการปรับปรุง

ในตอนท้ายของจดหมายให้คำแนะนำเกี่ยวกับข้อกังวลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นคำแนะนำจริงๆไม่ใช่ข้อกำหนด ก่อนคำแนะนำให้ใช้วลีเช่น "คุณคิดว่ามันจะดีกว่า ... " หรือ "บางทีมันอาจจะมีประโยชน์ ... " ใช้ส่วนนี้ของจดหมายเพื่อเสนอแนวคิดของคุณและปิดท้ายด้วยการเรียกประชุมเพื่อให้คุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับข้อกังวลของคุณและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเพื่อแก้ไขปัญหาอื่น ๆ