เนื้อหา
เมื่อเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพสามารถใช้เวลาส่วนใหญ่ในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลแต่ละอย่างได้รับการรวมอยู่ในรูปแบบที่ถูกต้องและตรวจสอบการสะกดคำว่าได้ดำเนินการแล้ว อย่างไรก็ตามอย่าลืมปิดอีเมล การสร้างจุดสิ้นสุดอีเมลอย่างมืออาชีพสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากในวิธีที่บุคคลนั้นได้รับ ปล่อยให้ผู้รับด้วยความประทับใจที่ดีเกี่ยวกับคุณ
ข้อมูลการติดต่อ
หากคุณส่งอีเมลแบบมืออาชีพเป็นครั้งแรกคุณควรจบด้วยข้อมูลติดต่อไม่ใช่เพียงแค่ชื่อของคุณ แม้ว่าผู้รับจะได้รับที่อยู่ของคุณโดยอัตโนมัติหลังจากได้รับอีเมล แต่ต้องแน่ใจว่าได้เสนอรูปแบบการติดต่ออื่น ๆ หากคุณทำงานให้ บริษัท ที่เฉพาะเจาะจงรวมถึงข้อมูลการติดต่อนี้รวมถึงที่อยู่ ระบุหมายเลขโทรศัพท์ของคุณโดยตรงและระบุว่าเป็นโทรศัพท์มือถือหรือโทรศัพท์บ้าน หาก บริษัท ของคุณมีโรงงานต้องแน่ใจว่าได้รวมสาขาแล้ว ยิ่งคุณมีผู้ติดต่อมากเท่าไรโอกาสในการติดต่อของคน ๆ นั้นก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น
ความคาดหวังของการยึดสังหาริมทรัพย์
เลสลี่โอฟลาวันของการเขียนเรื่องรักที่จะจบอีเมลมืออาชีพด้วยวลี "ฉันหวังว่าจะ ... " เธอกล่าวว่าสิ่งนี้จะย้ำวัตถุประสงค์ของอีเมล นอกจากนี้ยังทำให้ผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณอยู่ในตำแหน่งตอบกลับ ตัวอย่างเช่นหากคุณส่งอีเมลเกี่ยวกับงานคุณควรลงท้ายด้วย "ฉันหวังว่าจะได้รับการตัดสินใจของคุณเกี่ยวกับใบสมัครของฉัน" ผู้รับตอนนี้รู้ว่าวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณคืออะไร
คำถามและข้อสงสัย
เมื่อปิดอีเมลระดับมืออาชีพต้องแน่ใจว่าได้รับคำเชิญสำหรับคำตอบเช่น "แจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามหรือข้อสงสัยเกี่ยวกับ ... " เนื่องจากจะทำให้ผู้รับไฟสีเขียวตอบกลับโดยไม่รู้สึก ราวกับว่ามันรบกวนคุณหรือว่าอีเมลของคุณตั้งใจจะเป็นคำสุดท้าย สิ่งนี้ยังทำให้บทสนทนาต่อเนื่อง เมื่อส่งอีเมลโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องนั้นอยู่ในหน้าเดียวกันและปัญหาและข้อกังวลทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้ว
การพิจารณา
ในตอนท้ายของอีเมลมืออาชีพอาจมีการสัมผัสส่วนบุคคลขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ เมื่อเวลาผ่านไปผู้ติดต่อมืออาชีพสามารถเป็นเพื่อนได้ซึ่งจะทำให้คุณสามารถจบอีเมลด้วยเรื่องตลกภายในหรือแม้แต่เรื่องอิสระ อย่างไรก็ตามอย่าทำเช่นนี้จนกว่าจะมีการสร้างความสัมพันธ์มิตรภาพ การสิ้นสุดอีเมลด้วย "ขอแสดงความนับถือที่ดีที่สุด" คือการประนีประนอมที่ดี สิ่งนี้แสดงว่าคุณไม่ได้เป็นแค่ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ แต่เป็นคนที่ห่วงใย อย่ากลัวที่จะแสดงความสุภาพเล็กน้อยในตอนท้ายของอีเมลโดยเฉพาะหากเป็นมืออาชีพ