เนื้อหา
อีเมลยังคงเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ แม้ในที่ทำงานผู้คนมักจะละเว้นการทักทายการปิดและการสะกดคำ อย่างไรก็ตามเนื่องจากอีเมลได้แทนที่บันทึกช่วยจำส่วนใหญ่และกลายเป็นรูปแบบหลักของการสื่อสารทางธุรกิจการปฏิบัติตามมารยาทและรูปแบบที่เหมาะสมมีความสำคัญต่อทั้งความชัดเจนและความเคารพต่อพนักงานคนอื่น ๆ
ทักทายและปิด
คำทักทายและการปิดขึ้นอยู่กับประเภทของความสัมพันธ์ที่คุณมีกับผู้รับอีเมล
ในอีเมลแรกของคุณกับบุคคลหนึ่งให้เริ่มด้วย "ที่รัก" ตามด้วยชื่อของเขาหรือเธอ โดยปกติจะใช้ชื่อแรกเว้นแต่ว่าธุรกิจของคุณเป็นทางการมาก เมื่อสร้างความสัมพันธ์แล้วคุณสามารถใช้ชื่อบุคคลหรือคำทักทายอย่างไม่เป็นทางการเช่น "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" ตามด้วยชื่อผู้รับ
เมื่อส่งข้อความถึงกลุ่มให้ใช้ "ที่รัก" เสมอเนื่องจากอีเมลที่ส่งไปยังผู้รับหลายคนมักจะเป็นทางการมากกว่า อย่าใช้คำชมเช่น "สวัสดีตอนเช้า" หรือ "สวัสดีตอนบ่าย" เมื่อผู้รับอ่านอีเมลอาจเป็นช่วงเวลาอื่นของวัน
การปิดตามกฎเดียวกันกับคำทักทาย ในอีเมลฉบับแรกให้ใช้ข้อความปิดอย่างเป็นทางการมากขึ้นเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" เมื่อคุณแลกเปลี่ยนอีเมลแล้วการปิดบัญชีก็ไม่จำเป็น แต่ให้รวมชื่อของคุณเป็นลายเซ็นเสมอ
ของสะสมอื่น ๆ
ก่อนที่จะปฏิบัติตามเรื่องนี้เป็นข้อมูลแรกที่ผู้รับจะอ่าน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำให้มีความหมายชัดเจนและกระชับเพื่อให้บุคคลนั้นเข้าใจเนื้อหาของข้อความและให้ความสำคัญที่ถูกต้อง
ด้วยการถือกำเนิดของอุปกรณ์อิเล็กทรอนิคส์แบบพกพาพนักงานหลายคนตกหลุมรักกับการใส่เนื้อหาของอีเมลไว้ในหัวเรื่องโดยคิดว่าสิ่งนี้จะสะดวกกว่าสำหรับผู้รับ อย่างไรก็ตามการจัดรูปแบบประเภทนี้ดูเหมือนจะฉับพลันและหยาบคาย
การจัดรูปแบบ
ใช้การสะกดคำเครื่องหมายวรรคตอนและการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ให้ถูกต้อง การดูแลการผ่านการตรวจการสะกดและการพิมพ์ผิดแสดงความเคารพต่อเพื่อนร่วมงาน เครื่องหมายจุลภาคที่ใส่ผิดที่สามารถเปลี่ยนความหมายของประโยคได้ โปรดทราบว่าเพื่อนร่วมงานของคุณไม่สามารถอ่านความคิดของคุณได้ดังนั้นโปรดอ้างอิง ("ทำงานกับเขาในโครงการนั้น" - ใครคือ "เขา" และ "โครงการอะไร"?)
อย่าเขียนตัวอักษรใหญ่ การเขียนในเมืองหลวงปล่อยให้มันปรากฏว่าคุณกำลังกรีดร้องด้วยความเป็นพันธมิตร
เขียนย่อหน้าสั้น ๆ และมีวัตถุประสงค์ เป็นมิตร แต่ถ้าคุณไม่มีความสัมพันธ์ใกล้ชิดจงหลีกเลี่ยงเรื่องตลกและการเสียดสีซึ่งมักจะเข้าใจผิดทางอีเมล สุดท้ายกำจัดอีโมติคอน
การศึกษา
การศึกษาเมื่อเร็ว ๆ นี้ใน "วารสารการสื่อสารผ่านคอมพิวเตอร์" แสดงให้เห็นว่าผู้ที่ส่งอีเมลที่มีการศึกษานั้นถูกมองว่าเป็นมิตรกับผู้ใช้และเป็นไปได้ง่ายกว่าผู้ส่งอีเมลหยาบคาย ยิ่งไปกว่านั้นผู้รับอีเมลที่มีการศึกษายินดีที่จะทำงานกับผู้ส่งมากขึ้น
คุณสามารถแสดงการศึกษาที่ดีทางอีเมลในลักษณะเดียวกับในชีวิตจริง ใช้ "โปรด" และ "ขอบคุณ" เมื่อทำการสั่งซื้อ
ใช้เวลาของคุณอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลนั้นถูกต้องตามหลักไวยากรณ์แสดงความเคารพต่อเพื่อนร่วมงานของคุณ การละเลยส่วนนั้นก็บอกว่าเวลาของคุณมีความสำคัญมากกว่าของพวกเขา