เนื้อหา
การสื่อสารเบื้องต้นระหว่างลูกค้าที่มีศักยภาพและสำนักงานกฎหมายมักทำผ่านโทรศัพท์และกับพนักงานต้อนรับ ดังนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่พนักงานต้อนรับของ บริษัท เป็นมืออาชีพและมีความสุภาพตลอดเวลา การรักษาความเป็นมืออาชีพบางครั้งอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานต้อนรับที่เข้าร่วมการโทรจำนวนมากทุกวันอย่างไรก็ตามมีหลักการบางอย่างที่คุณควรปฏิบัติตามเมื่อรับสายที่สำนักงานกฎหมาย
กำลังรับสาย
รับสายทุกครั้งโดยบอกชื่อสำนักงานกฎหมายชื่อของคุณแล้วระบุว่าใครกำลังโทรมาถามว่า "ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร" ตัวอย่างเช่น: "สวัสดีตอนเช้านี่คือสำนักงานกฎหมายของ X และ Y, Jane กำลังพูด, ฉันกำลังพูดกับใครอยู่" เมื่อคุณระบุชื่อผู้โทรได้แล้วให้ถามว่า "ฉันจะช่วยคุณวันนี้นางซีได้อย่างไร" อย่าลืมแนะนำลูกค้าด้วยชื่อสำหรับการสนทนาที่เหลือ คำอธิบายประกอบระหว่างการโทรแต่ละครั้งอาจมีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของชื่อ รักษาทัศนคติเชิงบวกในระหว่างการสนทนาอดทนและไม่ทำให้อารมณ์เสีย หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงสแลงหรือคำที่ไม่ใช่คำเช่น "aham" และ "hum"
ระบุความต้องการของผู้โทร
มันสำคัญมากที่จะต้องฟังอย่างระมัดระวังถึงสิ่งที่ลูกค้าต้องการเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณและให้ข้อมูลที่ร้องขออย่างชัดเจนและรัดกุม ในทุกการโทรมีคนที่ค้นหาข้อมูลหรือบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
การโอนสายไปยังบุคคลที่เหมาะสมในสำนักงาน
หากคุณต้องการโอนสายไปยังทนายความขอให้ลูกค้ารอการโอนสาย จากนั้นติดต่อทนายความและประกาศการโทรตามชื่อและวัตถุประสงค์ของการโทรดังนั้นทำการโอนหากมีทนายความ อย่าปล่อยให้ลูกค้ารอสายนานกว่า 45 วินาที หลังจากช่วงเวลานี้ถามว่าลูกค้าชอบที่จะรอต่อไปหรือไม่ถ้าเขาต้องการเมื่อทนายโทรกลับหรือถ้าเขาต้องการโทรในภายหลัง
สิ้นสุดการโทร
ก่อนที่จะปิดโทรศัพท์ขอให้คุณช่วยอะไรก็ได้และขอบคุณลูกค้าที่โทรหาสำนักงานกฎหมาย มันเป็นเรื่องยากสำหรับพนักงานต้อนรับที่จะโน้มน้าวใจลูกค้าที่มีศักยภาพในการจ้างบริการอย่างไรก็ตามมันเป็นเรื่องธรรมดามากที่ลูกค้าจะสูญเสียบริการที่ไม่ดีหยาบคายหรือไม่เป็นมืออาชีพ