วิธีการเขียนรายงานสไตล์บันทึก

เนื้อหา

• คำสั่ง
• วางแผนรายงาน
• เขียนรายงาน
• ทำรายงานให้สมบูรณ์
• เคล็ดลับ

รายงานสไตล์บันทึกเหมาะสำหรับเอกสารสั้น ๆ (น้อยกว่าสิบหน้า) ที่จะแจกจ่ายภายในองค์กร ตัวอย่างเช่นรายงานการขายและเอกสารการวิเคราะห์โครงการเป็นตัวเลือกสำหรับรูปแบบบันทึก พวกเขาไม่ต้องการเอิกเกริกและการแนะนำทั้งหมดที่รายงานอย่างเป็นทางการต้องการ สิ่งนี้ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับรายงานที่แจกจ่ายเป็นรายสัปดาห์รายเดือนหรือทุกสี่เดือน อย่างไรก็ตามเรื่องนี้คุณควรใช้ความระมัดระวังเช่นเดียวกับการติดต่อ บริษัท เมื่อวางแผนเขียนและทำรายงานบันทึกสไตล์

คำสั่ง

ใช้รายงานสไตล์บันทึกสำหรับข้อความที่ทำเป็นประจำ (ภาพบันทึกโดย Angie Lingnau จาก Fotolia.com)

วางแผนรายงาน

1. ติดตามหัวข้อที่รายงานจะครอบคลุม รับมุมมองของผู้อ่านและอย่าลืมรวมข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการหรือต้องการ

2. ค้นหารายงานของคุณ รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อครอบคลุมหัวข้อในขั้นตอนที่ 1

3. สร้างการสนับสนุนด้วยภาพเพื่อแสดงข้อมูลที่คุณรวบรวม ตั้งชื่อและคำอธิบายภาพที่เกี่ยวข้องให้แต่ละภาพ

4. ตรวจสอบการค้นหาของคุณและตัดสินใจว่าต้องการใช้ชื่อเรื่องใดเพื่อแยกและนำเสนอรายงานของคุณ รูปแบบและเนื้อหาจะเป็นตัวกำหนดชื่อของส่วนต่าง ๆ ตัวอย่างเช่นเหมาะสมสำหรับรายงานการขายที่จะรวมส่วนสำหรับแต่ละภูมิภาคการขายหรือสายผลิตภัณฑ์

เขียนรายงาน

1. เขียนเนื้อความของรายงานของคุณโดยคำนึงถึงผู้อ่าน แทรกการสนับสนุนด้วยภาพตามความเหมาะสม

   
   

2. เขียนบทสรุปผู้ดูแลระบบที่ให้ภาพรวมสั้น ๆ เกี่ยวกับประเด็นสำคัญในรายงาน

3. สร้างดัชนีรายละเอียดที่ส่วนเฉพาะเริ่มต้น

4. สร้างตารางภาพประกอบที่ช่วยให้ผู้อ่านทราบว่าสามารถดูแผนภูมิรูปหรือตารางแต่ละอันได้ที่ใด

5. เขียนบันทึกช่วยจำส่ง หาก บริษัท ของคุณใช้บันทึกช่วยจำที่พิมพ์หรือแม่แบบให้ใช้พวกเขา มิฉะนั้นให้ใช้รูปแบบง่าย ๆ อย่าลืมใส่หัวข้อและช่อง "จาก," "ถึง," หัวเรื่องและวันที่

ทำรายงานให้สมบูรณ์

1. รวบรวมรายงานฉบับสมบูรณ์วางชิ้นส่วนที่คุณสร้างขึ้นตามลำดับต่อไปนี้: บันทึกการส่งสารบัญรายการภาพประกอบสรุปการดูแลระบบเนื้อหารายงาน

2. ขอให้เพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานตรวจสอบรายงานของคุณ

3. ทำการแก้ไขที่จำเป็น

เคล็ดลับ

• หากรายงานของคุณไปยังผู้รับหลายคนคุณสามารถสร้างรายการการแจกจ่ายแทนการรวมชื่อทั้งหมดในบันทึกการส่ง รายการชื่อตามตัวอักษรหรือใส่ชื่อของบุคคลที่สำคัญที่สุดที่ด้านบนของรายการ ทำบันทึกการออกอากาศของคุณราวกับว่าเป็นปกของเรซูเม่ เขียนราวกับว่าคุณกำลังส่งรายงานด้วยตนเองไปยังผู้อ่าน ชื่อเรื่องยอดนิยมสำหรับรายงานประกอบด้วย: บทนำการวิเคราะห์ปัญหาเป้าหมายคำแนะนำแนวโน้มระยะเวลาและเหตุการณ์สำคัญของโครงการวิธีการทางเลือกและค่าใช้จ่าย